Tipps für E-Mail-Polygamisten

Nützliche Empfehlungen für Leute, die mehrere Mail-Apps verwenden oder am iPhone anstelle von Apple Mail zu einer anderen App wechseln wollen.

Neulich habe ich im Beitrag Da springt der E-Mail-Funke die Mail-App Spark vorgestellt und unter dem Titel Hey, so macht Mailen am Handy Spass mit Hey.com und Outlook nachgedoppelt. Diese Tipps sind auf eine erfreuliche Resonanz gestossen, denn Threema, Signal und iMessage zum Trotz ist das gute alte E-Mail nach wie vor eine praktische Kommunikationsform. Und eben eine, bei der man nicht auf eine einzige App festgelegt ist.

Und damit sind wir beim Thema dieses Beitrags: Ein Leser hat mich gefragt, ob man denn auch mehrere Mail-Anwendungen parallel benutzen könne – oder ob es sinnvoll oder gar zwingend sei, sich auf eine festzulegen. Und wenn man sich zum Beispiel für Spark entscheidet – sollte man dann Apple Mail löschen oder deaktivieren?

Das sind naheliegende Fragen, denn nach menschlichen Massstäben befürchtet man bei so einer Konstellation augenblicklich Kompetenzgerangel,  Reviergehabe und unermüdliches Seilziehen – aber an den gegenüberliegenden Enden des Stricks.

Aber im Gegensatz zu den meisten Homo Sapiens lässt sich die durchschnittliche Mail-App zur friedlichen Kooperation bewegen. Es gibt aber tatsächlich ein paar Kleinigkeiten zu beachten:

Poppen oder imappen?

Erstens das Mailprotokoll. Davon gibt es zwei, nämlich Pop3 und Imap. Letzteres ist deutlich moderner als ersteres und unbedingt zu bevorzugen – und man müsste meinen, dass Pop3 inzwischen endgültig ausgestorben ist. Aber es gibt sicher noch Mailanbieter, die nicht darauf verzichten wollen, Kunden, die nach Imap verlangen, für diesen Wunsch einen Aufschlag zu berechnen.

Der Unterschied liegt darin, dass Imap die Postfächer auf dem Mailserver und dem Mail-Clients synchronisiert. Wenn man eine Nachricht aus dem Posteingang in einen Unterordner verschiebt, wird per Imap diese Änderung auf dem Server abgebildet. Auf diese Weise kann man ohne Schwierigkeiten mehrere Mailprogramme nutzen.

Pop3 hingegen ist als Einwegstrasse konzipiert: Mails werden vom Server geholt und dort gelöscht. Sie existieren danach nur noch im Mailprogramm des Anwenders und werden dort verwaltet. Das ist nach heutigen Massstäben primitiv, es hat aber einen unbestreitbaren Vorteil: Cloud-Skeptiker müssen nicht mit dem Gedanken leben, dass eine Kopie des Mailbestandes beim Anbieter liegt, sondern haben das gute Gefühl, alleine über ihre Mails zu verfügen.

Vorratsdatengespeichert

Kleine Klammerbemerkung: Die Vorratsdatenspeicherung greift natürlich trotzdem und bewirkt, dass die Provider die Mails für sechs Monate aufbewahren müssen. Aber danach werden sie gelöscht, sodass zumindest die mehr als sechs Monate alten Mails nur auf dem eigenen Computer liegen.

Was nun die Nutzung mehrerer Mailprogramme angeht, ist das mit Pop3 nur dank eines Tricks möglich: Denn normalerweise wäre es so, dass Mails nach dem Abrufen durch das erste Mailprogramm gelöscht und darum für die anderen Clients nicht mehr zur Verfügung steht.

Um das zu vermeiden, kann man die meisten Mailprogramme so konfigurieren, dass sie die Nachrichten für eine gewisse Zeit – sinnvollerweise ein- bis zwei Wochen – auf dem Server belassen und protokollieren, welche Nachrichten sie schon geholt haben. Das verhindert, dass Mails mehrfach abgerufen werden.

Also: Wenn die Mailprogramme entweder Imap verwenden oder aber mit Pop3 die Nachrichten für eine ausreichend lange Frist auf dem Server belassen, kann man problemlos mehrere Programme einsetzen. Auf diese Weise hat man seine Mails an Computer, Smartphone und Tablet – und meinetwegen auch am Fernseher und auf der Spielkonsole – zur Verfügung.

Und eben: Man kann auch am Smartphone mehrere Apps nutzen; zumindest, falls das irgend einen Sinn ergibt.

Keine doppelten Mail-Benachrichtigungen

Ich verwende inzwischen Spark, und habe mir auch überlegt, ob ich Apple Mail löschen soll. Dagegen habe ich mich entschieden, obwohl das inzwischen möglich wäre. Das könnte trotz allem Probleme verursachen. Und abgesehen davon brauche ich die App, um Fragen zu ihr beantworten zu können.

Ich erachte es aber nicht als sinnvoll, meine Mails in Spark und Apple Mail abzurufen. Das verursacht unnötigen Datenverkehr und führt dazu, dass es zu neuen Mails doppelte Benachrichtigungen gibt. Um das zu verhindern, kann man das Konto deaktivieren.

An dieser Stelle deaktiviert man einen Mailaccount, wenn man ihn in einer anderen App eingerichtet hat.

Das geschieht in den Einstellungen bei Mail > Accounts. Man wählt hier das gewünschte Konto und stellt bei Mail den Schalter auf Aus. Je nach Kontotyp gibt es an dieser Stelle auch Kontakte, Kalender und Notizen zur Wahl, die man wahrscheinlich aktiviert lassen möchte. An dieser Stelle könnte man das Konto auch löschen, was aber nicht nötig ist.

Falls man das Konto weiterhin zur Verfügung haben möchte, empfehle ich alternativ, den Datenabgleich von Push oder Abrufen auf Manuell zu stellen: Dann werden die Mails nicht kontinuierlich doppelt vom Server geholt. Man hat sie aber in Apple Mail zur Verfügung, wenn man die App öffnet.

Diese Option findet sich in den Einstellungen bei Mail > Accounts > Datenabgleich.

Noch ein Tipp zur Standard-App. In den Einstellungen bei Mail lässt sich bei Standard-Mail-App die Vorgabe von Mail auf den Client des Drittherstellers umschalten: Dann werden auch Links auf Mailadressen an die richtige App weitergeleitet. Zu den Standard-Apps bei iOS siehe auch hier, Abschnitt «Die neuen Betriebssysteme».

Beitragsbild: Schon klar, wer hier Apple Mail ist, oder (Cottonbro, Pexels-Lizenz)?

Autor: Matthias

Computerjournalist, Familienvater, Radiomensch und Podcaster, Nerd, Blogger und Skeptiker. Überzeugungstäter, was das Bloggen angeht – und Verfechter eines freien, offenen Internets, in dem nicht alle interessanten Inhalte in den Datensilos von ein paar grossen Internetkonzernen verschwinden. Wenn euch das Blog hier gefällt, dürft ihr mir gerne ein Bier oder einen Tee spendieren: paypal.me/schuessler

4 Gedanken zu „Tipps für E-Mail-Polygamisten“

  1. Weiterer Vorteil von IMAP: der Server hält den Status der E-Mails vor, also „gelesen“, „beanwortet“, „Entwurf“ etc. Je nach Mailvolumen ist besonders der „beantwortet“-Status wichtig, sonst kann es peinlich werden… 🙂

  2. Naja, meine Erfahrungen mit IMAP sind sehr durchzogen, das mit dem Synchronisieren klappt gar nicht immer nach Wunsch, manchmal verschwienden ganz einfach einzelne Mails. Und das Ganze ist auch viel langsamer (angesichts der zunehmend verstopften Leitungen hier in Tsüri – trotz Glasfaser! – ein nicht zu unterschätzender Punkt). Ich bleibe daher mehrheitlich bei POP3 und mach halt regelmässig Backups meines ./thunderbird-Ordners 😉

  3. Ich nutze derzeit auch Spark (Android), wenn ich auch als Windows Nutzer verzweifelt auf die Windows Version warte. Neuerdings gibt es auch von Canary Mail eine Android Version (kostet einmalig 10 Euro), die ich als Beta ein paar Wochen getestet habe. Ich finde die in Teilen mittlerweile noch besser als Spark, das Zusammenfassen der Konversationen funktioniert zuverlässiger, das Interface ist aufgeräumter und es gibt Lesebestätigungen. Und die größten Bugs sind mittlerweile auch raus. Zudem gibt es für Canary auch erweiterte Verschlüsselungsfeatures.

    Als eher Laie würde mich dein Urteil interessieren (Spark vs. Canary)

  4. Ein guter Artikel, wie ich finde. Gerade die Tatsache, dass man unterschiedliche Clients benutzen kann (ich nutze Android, Windows und Linux) ist erfreulich. Aber auch, dass die Mails auf dem Server Deiner Wahl liegen und nicht bei einem einzigen Anbieter. Als coole Alternative zu einem Mailprogramm habe ich seit einiger Zeit auch Delta-Chat (https://delta.chat/de/) in Gebrauch. Das ist chatten mit dem Emailprotokoll. Mir machts Spass.

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