Office – Clickomania

Diese Apps helfen, wenn sich Dateien nicht öffnen lassen

Was tun, wenn ein Dokument in einem Format vorliegt, das nicht kompatibel zur bevorzugten Anwendung ist? Man führt eine Konvertierung durch: mit Webapps wie convertio.co, Open-Source-Programmen wie File Converter oder dem genialen Filestar.

Im Nerdfunk in einer Kummerbox-Live-Frage hatten wir neulich die Frage, was man tun möchte, wenn man eine Excel-Datei im alten XLS-Format am iPad bearbeiten möchte. Wie Microsoft hier freundlicherweise erklärt, geht das nicht. Die mobilen Apps (Android, iOS und Windows Mobile😨) bearbeiten nur das auf XML-basierende Dateiformat (xlsx). Es bleibt, auf den Computer auszuweichen, eine kompatible App zu suchen oder eine Konversion durchzuführen.

Ein Test zeigt, dass eine auf Google Drive hochgeladene XLS-Datei in Google Tabellen geöffnet werden kann. Sie steht hinterher auch in der App zur Verfügung und kann sogar bearbeitet werden: also ein brauchbarer Ansatz für dieses Problem.

Eine zweite, während der Sendung empfohlene Möglichkeit ist die Konvertierung per Web: „Diese Apps helfen, wenn sich Dateien nicht öffnen lassen“ weiterlesen

Es hat bloss dreissig Jahre gedauert, bis Microsoft es geschnallt hat

Eine seit erdenklichen Zeiten vorhandene Funktion von Office funktioniert nun, wie sie sollte: Word verwendet endlich die richtigen Anführungszeichen, nämlich die hierzulande gebräuchlichen Guillemets.

In Word gibt es seit Urzeiten die Option Gerade Anführungszeichen durch typografische. Sie sorgt dafür, dass Zollzeichen durch richtige öffnende und schliessende Anführungszeichen ersetzt werden – wie es sich gehört, zumal ein Computer keine Schreibmaschine ist.

Ich habe diese Option abgeschaltet, da sie auch mit Schweizer Spracheinstellung die in Deutschland gebräuchlichen Gänsefüsschen eingefügt hat. Weil ich darauf bestehe, die Guillemets zu verwenden¹. Ich habe dazu den Microsoft Keyboard Layout Creator verwendet, um mir das Tastaturlayout «Deutsch (Schweiz) – Typo» zu basteln, mit dem die Guillemets über die Alt-Taste erreichbar sind.

Die Guillemets direkt über die Tastatur abrufen

Dieses Layout habe ich seit mehr als zehn Jahren im Einsatz; wie ich es erstellt habe, ist im Beitrag Tüppogravieh und andere Kaphostrophen beschrieben. Und zur Feier dieses Jubiläums könnte ich es der Allgemeinheit zur Verfügung stellen, oder?

Hier ist es: „Es hat bloss dreissig Jahre gedauert, bis Microsoft es geschnallt hat“ weiterlesen

Die Bear-Notiz-App stellt Apple in den Schatten

Einfachen Aufgaben ist die Notizen-App von Mac, iPhone und iPad gewachsen. Doch wer mehr will, ist mit dieser unkomplizierten, leistungsfähigen Alternative besser bedient.

Ich bin weiterhin auf der Suche nach dem perfekten Texteditor. Auf dieser Mission bin ich neulich Atom begegnet. Das ist ein eindrückliches Stück Software, das keine Wünsche offen lässt. Wie hier beschrieben, gibt es nur ein Problem: Die Software ist für meinen Zweck zu überdimensioniert. Was ich suche, ist ein kleines, wendiges Textprogrämmchen, das nicht ganz so nervt wie TextEdit von Apple.

Den nächsten Versuch unternehme ich mit Bear. Das ist mehr Notiz-App als Editor – aber die Übergänge sind fliessend. Wenn man unkompliziert Gedanken festhalten, Textfragmente zwischenlagern und auch mal abspeichern kann, bin ich zufrieden.

Bear ist kostenlos im Mac-App-Store und fürs iPhone und iPad erhältlich. „Die Bear-Notiz-App stellt Apple in den Schatten“ weiterlesen

Das überhaupt beste Feature von Powerpoint

Microsofts Präsentationsprogramm ist dann praktisch, wenn es nicht ums Präsentieren geht: Man kann mit ihm auch Screencasts aufnehmen. Oder Diashows oder Anleitungen produzieren.

Ich gehöre zu den Leuten, die Microsofts Präsentationsprogramm nicht wohlgesonnen sind. Das merkt man auch hier im Blog: Im Beitrag Powerpoint? Braucht das noch einer oder kann das weg? habe ich voller Inbrunst Alternativen vorgestellt und im Beitrag Lizzie, sag mal, was mich an Powerpoint nervt noch einmal nachgedoppelt.

Es ist wohl dieser Abneigung zuzuschreiben, dass ich eine wirklich praktische Funktion von Powerpoint bislang übersehen habe. Dabei wäre sie mir schon des Öfteren sehr zupass gekommen. Doch Digichris hat mich im Nerdfunk in der Folge 573 aufgeklärt, was man mit Powerpoint tun kann, selbst wenn man niemals die Absicht hat, die Menschheit mit Folien zu langweilen: „Das überhaupt beste Feature von Powerpoint“ weiterlesen

Neue Tugenden und ein alte Schwäche

PhraseExpress ist ein ausgeklügeltes Programm zur Textbausteinverwaltung, das selbst in Version 15 noch Verbesserungspotenzial auslotet. Allerdings bleibt auch ein dickes Manko erhalten.

Es gibt einige Programme, die für meine tägliche Arbeit unverzichtbar sind und die meine Produktivität massiv erhöhen. Eines dieser Softwareprodukte ist PhraseExpress.

Es handelt sich um eine Verwaltung von Textbausteinen, die man mittels Tastaturkürzeln oder über Texteingaben abruft. Ich habe das Programm hier im Blog schon des Öfteren erwähnt, weil es eben nicht nur simple Autokorrekturaufgaben übernimmt.

Nein, die Software eröffnet auch vielerlei Rationalisierungsmöglichkeiten: Sie erleichtert die Office-Korrespondenz, ist hervorragend geeignet, Supportanfragen abzuwickeln und hilft Automatisierungsfans wie mir dabei, den Umgang mit Links und Fussnoten beim Bloggen zu vereinfachen¹. Und ich benutze PhraseExpress sogar fürs Googeln².

Doch so intensiv ich die Software auch nutze, war ich enorm Update-faul: „Neue Tugenden und ein alte Schwäche“ weiterlesen

Microsoft: Typografische Pionierarbeit ist das nicht

In Office gibt es demnächst eine neue Standardschrift. Ich habe mir die Kandidaten angesehen und hätte mir etwas mehr Mut gewünscht. Bei der Gelegenheit habe ich übrigens noch eine weitere typografische Neuerung entdeckt: Die Cloudfonts.

Calibri heisst die Schrift, die seit 2007 in Word standardmässig eingestellt ist: Sie erscheint bei jedem neuen Worddokument, das ein Nutzer anlegt – zumindest so lange er keine eigene Vorlage auswählt oder die Schrift abändert.

Doch die Calibri hat ausgedient: Microsoft hat fünf Schriften in Auftrag gegeben, aus denen der Nachfolger gekürt werden soll. Die heissen Tenorite, Bierstadt, Skeena, Seaford und Grandview und werden hier im Detail beschrieben.

Leider hat Microsoft es verpasst, sie mit in grösseren Beispielen abzubilden, damit man sie sich auch ansehen kann. Und deswegen bin ich neulich auf die Idee verfallen, einen Blick ins Schriftarten-Menü von Word zu werfen. Worauf ich dann gleich zu sprechen komme.

Wird die neue Schrift überhaupt jemandem auffallen?

Jedenfalls habe ich in diesem Schriftarten-Menü die neuen Fonts tatsächlich entdeckt und sie ausprobiert – siehe Beitragsbild. Die Unterschiede springen nicht ins Auge, auch nicht zum Vorläufer, der Calibri. Den meisten Office-Nutzern dürfte der Wechsel noch nicht einmal auffallen, was wohl auch Sinn der Sache war. Andererseits kann man sich fragen, was dann der Aufwand soll.

Was mich angeht: „Microsoft: Typografische Pionierarbeit ist das nicht“ weiterlesen

Sprechen statt tippen?

Was taugt die Diktatfunktion von Microsoft Office? Um das herauszufinden, habe ich zum allerersten Mal einen Blogpost nicht getippt, sondern eingesprochen.

In Microsoft Office, das inzwischen Microsoft 365 heisst, gibt es seit einiger Zeit die Funktion Diktieren. Sie findet sich im Menüband bei Start am rechten Rand, direkt neben dem ebenfalls recht neuen Editor, der Rechtschreib-, Grammatik und Stilprüfung in einem umfasst.

Die ~~Diktatfunktion~~ Diktierfunktion¹ tut genau das, was man sich darunter vorstellt: Sie setzt das, was man ins Mikrofon spricht, in geschriebene Sprache um. Man braucht nicht mehr zu tippen, sondern kann einfach drauflosreden.

Das wollte ich schon länger einmal ausprobieren und zu diesem Zweck habe ich diesen Text nicht selbst in die Tastatur gehackt, sondern meinem Mac erzählt. Damit das Resultat einigermassen lesbar ist, habe ich es nachbearbeitet. Aber am Ende des Beitrags gibt es das Original unbearbeitet zum Lesen – genauso, wie es der Mac und Microsoft verstanden haben².

Für mich – und für meine Leserinnen – soll dieser Test hier zwei Fragen beantworten: „Sprechen statt tippen?“ weiterlesen

Das auf Sicherheit und Anonymität getrimmte Web-Office

Cryptpad ist eine Webanwendung für die klassischen Büro-Applikationen Text, Tabelle, Präsentation, mit Kanban, Umfrage und einem Whiteboard als Dreingabe. Sie ist niederschwellig und sogar ohne Anmeldung zu verwenden.

Cryptpad ist eine interessante Webanwendung, die mir von einem Leser empfohlen worden ist, wobei ich mich leider nicht mehr an den Kontext erinnern und den Tipp ausreichend verdanken kann – was man mir bitte nachsehen möge.

Diese Webanwendung stammt von einem Pariser Unternehmen namens Xwiki und zeichnet sich durch drei Besonderheiten aus: Sie ist quelloffen, setzt auf Verschlüsselung und ist ohne Anmeldung und komplett anonym nutzbar. Es gibt acht Module, nämlich Text, Tabelle, Präsentation, Umfrage, Code, Kanban, Whiteboard und das Cryptdrive.

Mit anderen Worten: Das ist eine gut ausgestattete Office-Umgebung, die einige Module mehr anzubieten hat, als zum Beispiel die G-Suite von Google.

Die anonyme Nutzung ohne Anmeldung steht für alle Module zur Verfügung, also auch für die Dateiablage (Drive) fürs Online-Deponieren von beliebigen Dateien. Damit ist Cryptpad nicht nur eine Online-Büroanwendung, sondern auch eine Alternative zu Firefox Send (Wie man als Whistleblower anonym bleibt).

Ohne die Notwendigkeit einer Anmeldung ist Cryptpad maximal unkompliziert einsetzbar: „Das auf Sicherheit und Anonymität getrimmte Web-Office“ weiterlesen

Die Tabellenkalkulation, die Excel alt aussehen lässt

Microsoft gibt sich redlich Mühe, Office auf modern zu trimmen. Trotzdem wirkt Excel angestaubt, wenn man sich eine Tabellenkalkulation aus diesem Jahrhundert anschaut, zum Beispiel Spreadsheet.com.

Airtable sei keine Luftnummer, habe ich nach einem ausführlichen Test festgestellt. Es handelt sich um modernen Nachfolger der klassischen Tabellenkalkulation, der im Web läuft, mit Datenbankfunktionen aufwarten kann und der kollaborativen Nutzung gewachsen ist.

Bei meinen Recherchen zu Airtable bin ich auf einen weiteren Kandidaten gestossen, der als moderner Nachfolger für die klassische Excel-Arbeitsmappe infrage kommt (auch wenn Microsoft sich redlich spreadsheetcomMühe gibt, Office auf modern zu trimmen). Er heisst spreadsheet.com und verspricht, mit einem vertrauten Werkzeug Leute, Projekte und Daten zusammenzubringen.

Das Projekt ist noch nicht offiziell lanciert, sondern erst über ein Early Access-Programm zugänglich. Allerdings habe ich, nachdem ich mich dafür beworben habe, innert zwei Tagen meinen Account erhalten. Darum habe ich mich entschieden, bereits jetzt darüber zu berichten – schliesslich will ich auch einmal zu den Trendsettern gehören.

Trotzdem sei darauf hingewiesen, dass sich der offizielle Start noch hinziehen könnte. „Die Tabellenkalkulation, die Excel alt aussehen lässt“ weiterlesen