Office – Seite 2 – Clickomania

Powerpoint? Braucht das noch einer oder kann das weg?

Kevin und ich habe neulich eine Sendung über Office gemacht, mit der Frage: Haben die dicken Bürosuiten ihren Status als «Standardsoftware» inzwischen eigentlich verloren? Ich merke, dass Word heute mehr aus Gewohnheit denn aus echter Notwendigkeit heraus benutze. Am iPad schreibe ich oft in der Notizen-App, weil die automatisch mit dem Macbook synchronisiert und ich dort dann mit dem Text das anstellen kann, was ich anstellen möchte. Die Manuskripte für den Nerdfunk sind früher in Word entstanden. Heute schreibe ich sie bei Google Docs, weil ich sie für alle Sendungsteilnehmer freigeben kann und man keine Mails mit Abläufen und möglichen Themenpunkten in der Weltgeschichte herumzuschicken braucht. Und der Windows-Editor ist bei mir noch immer hoch im Kurs.

Doch wie sieht es eigentlich in Powerpoints Domäne aus? Das ist eine Software, die ich selbst nicht ernsthaft benutze, weil ich selten klassische Präsentationen abhalte. Und wenn ich sehe, wie andere Leute Powerpoint benutzen, dann waren das meistens abschreckende Erfahrungen: Eine Folie nach der anderen, voller Aufzählungszeichen, hohlen Schlagworten und Marketingphrasen. Ich würde nicht so weit gehen, Powerpoint als Folterinstrument zu bezeichnen. Aber ein Segen für die Menschheit ist das Programm nicht.

«Noch eine Folie?! Noch mehr Aufzählungszeichen?! Wirklich?!?!» (Bild: Kaboompics/Pexels.com, CC0)

Darum die Frage: Gibt es brauchbare Alternativen? Eine kleine Übersicht:
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Ein Zückerchen für PDF-Nutzer

Hier und hier mich mit der Erstellung und dem Bearbeiten von PDF-Dateien beschäftigt und auch smallpdf.com vorgestellt. Dort kann man ohne Extra-Software Dateien verkleinern, umwandeln, Seiten drehen und herauslösen, und vieles mehr.

Zwei Dutzend PDF-Werkzeuge.

Da es immer gut ist, notfalls eine Alternative in der Hinterhand zu haben, hier der Hinweis auf pdfcandy.com: Ein Webdienst, der ähnliches tut und noch ein paar Funktionen bereithält, die es bei SmallPDF nicht gibt: Man kann auch das ODT-Format von OpenOffice/LibreOffice umwandeln (ideal, wenn man ein solches Dokument erhalten hat, das man nur lesen, nicht aber bearbeiten möchte, und gerade kein Open-Office zur Hand hat). „Ein Zückerchen für PDF-Nutzer“ weiterlesen

Endlich: PhraseExpress für den Mac!

Es ist ein offenes Geheimnis¹, dass der Textbausteinverwaltungssoftware PhraseExpress bei meiner Arbeit eine zentrale Rolle zukommt. Darum war ich umso erfreuter festzustellen, dass die lange angekündigte Mac-Version nun Gestalt annimmt. Es gibt eine Beta-Version, die kostenlos getestet werden darf – was ich umgehend getan habe.

Der erste Eindruck: Die Software funktioniert schon recht gut und tut, was sie sollte. Ich habe somit meine essenziellen Textbausteine und meine Hilfsmittel zur Steigerung der Effizienz auch am Macbook zur Verfügung – toll! Das macht mein Leben einfacher, zumal ich aus Gründen sehr viel weniger am Windows-PC, sondern am Laptop arbeite. Was mit einem Baby auf dem Arm einfach leichter geht.

Die Oberfläche kann noch etwas Politur vertragen – das Programm funktioniert aber schon recht gut.

Einige Dinge sind mir aufgefallen:

Die Mac-Version kann die Phrasen-Datei der Windows-Version nicht öffnen². „Endlich: PhraseExpress für den Mac!“ weiterlesen

Etwas vom Besten, was Adobe je gemacht hat

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Ich bin ein Fan vom PDF-Format (oder, wie pingelige Leute schreiben würden: vom PD-Format, weil PDF ja für Portable Document Format steht): Es ist der Pfeiler, auf dem meine Dokumentenverwaltung steht, und vielen Leuten dürfte es auch so gehen.

Natürlich, das Drumherum ist bei PDF alles andere als erfreulich: Adobe nutzt es als Milchkuh und verkauft unverzichtbare Funktionen teuer über die Acrobat-Software, statt dafür zu sorgen, dass sie kostenlos in jedem Betriebssystem zur Verfügung stehen, wie das für eine Basistechnologie der Fall sein müsste. „Etwas vom Besten, was Adobe je gemacht hat“ weiterlesen

Der PDF-Trick für iOS

Ein Dokument als PDF speichern zu können, ist IMHO eine elementare Funktion, die jedes Betriebssystem zur Verfügung stellen muss. Per PDF fängt man flüchtige Inhalte ein und kann sie nachträglich dokumentieren. OS X beherrscht den PDF-Trick seit längerem. Bei Windows ist es seit Kurzem möglich. Und es geht sogar bei iOS, dem Betriebssystem fürs iPhone und iPad. Auch wenn der Weg alles andere als offensichtlich ist.

In der Druckvorschau die Vorschau grosszoomen…

Um eine PDF-Datei zu erstellen, bemüht man den Befehl Drucken, der hoffentlich in der fraglichen App vorhanden ist. Normalerweise findet man ihn über das Teilen-Symbol. Es ist am Rechteck mit dem Pfeil nach oben erkennbar. Im Druckdialog nutzt man die Seitenvorschau. „Der PDF-Trick für iOS“ weiterlesen

Kreative Texte (trotz Word)

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Warum gibt es Word heute noch? Nicht, weil das Programm ein grossartiger Wurf softwareingeniöser Schaffenskraft wäre. Im Gegenteil: Word hat viele Mängel und ist ein Moloch. Doch es wird Ende der 1980-er Jahre vielen so gegangen sein wie mir: Als wir damals erstmals mit Computern in Berührung kamen, war Word eines der Programme, mit denen wir uns am intensivsten auseinandergesetzt haben. Die Computerwelt war neu und aufregend, und was Word alles ermöglichte, war grossartig. Was mich angeht, habe ich vorher meine Texte mit der Maschine geschrieben. Die hatte zwar einen Speicher für um die 16’000 Zeichen und rudimentäre Bearbeitungsmöglichkeiten. Im Vergleich dazu war die Combo aus Compi und Textverarbeitung grossartig!

So wurde Word zum Inbegriff einer Textverarbeitung: Sie ist für viele Leute genauso, wie eine Textverarbeitung sein muss. Und zwar einfach, weil wir schon so lange damit arbeiten, dass uns der Anblick des Fensters (trotz des Ribbons) derart vertraut ist.

Dabei ist Word ja eigentlich keine Textverarbeitung, sondern eine Verarbeitung für Bürotexte und geschäftliche Kommunikation. „Kreative Texte (trotz Word)“ weiterlesen

Excel kann auch schön

Gelungene Datenvisualisierungen in Excel – klingt wie ein Widerspruch, muss aber keiner sein.

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Excel-Charts gehören zu den Office-Erzeugnissen, denen man ihre Herkunft meist 5 Kilometer gegen den Wind ansieht: Daten schnell markiert, mit dem Assistenten zum Diagramm umgewandelt, fertig. Und so viel Esprit versprühen sie denn auch. Nämlich keinen.

Es geht auch ein bisschen raffinierter – und als Inspiration dürfen denn auch gerne die tollen Datenvisualisierungsbeispiele herhalten, die man im Netz so findet. „Excel kann auch schön“ weiterlesen

Zehnmal weniger Ärger mit Word

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Das Oster-Patentrezept zur Wiederauferstehung von Word… naja, so wollte ich das aktuelle Video antexten, habe ich mich dann aber aus Gründen der Blasphemusvorwurfvermeidung für eine harmlosere Beschreibung entschieden: Es geht um zehn Ärgernisse in der am weitesten verbreiteten Textverarbeitungs-App, die Microsoft nicht behoben hat, obwohl die Entwickler dafür inzwischen 27 Jahre Zeit gehabt hätten. Andererseits – es wäre ein langweiliges Video geworden, wenn mir nichts anderes geblieben wäre als zu verkünden, dass Word inzwischen perfekt funktioniert.
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Der Shrink fürs PDF

Bei der Website Pdfshrink.com geht es nicht etwa darum, den PDF-Dateien die Psychosen und Neurosen auszutreiben. Nein, es geht nicht um shrink, sondern um shrink, also die Verkleinerung.

Fünf Verkleinerungsmethoden, von denen die erste meine PDF-Datei allerdings vergrössert hat.

Die Nutzung ist ähnlich simpel wie bei den Verkleinerungsdiensten für JPG (JPGs kleinkriegen) und PNG (Das gleiche in Grün für PNGs): Man drag und droppt eine PDF-Datei aufs Browserfenster. Alternativ kann man auch PDF-Dateien direkt via Dropbox übermitteln. So spart man sich unterwegs den Umweg über die lokale Datenablage.

Da bei PDFs durchaus unterschiedlich radikale Verkleinerungen möglich sind, muss man sich dann für eine von fünf Stufen entscheiden:
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Mit diesem Trick hier spare ich tagtäglich Zeit

Das Kopieren und Einfügen ist eine der grossartigsten Errungenschaften des digitalen Zeitalters: Eine zivilisatorische Errungenschaft, die dem Umstand Rechnung trägt, dass wir in einer Remix-Kultur leben, auf den Schultern von Riesen stehen, und dass wir im kreativen Prozess nie bei Null anfangen, sondern auf Bestehendem aufbauen. Auch wenn die Urheberrechts-Trolle, die Rechteinhaber-Mafia und die Content-Industrie-Anwälte das nicht wahrhaben wollen: Es ist nichts Verwerfliches, sich Inspiration zu holen. Und tagtäglich bereits existente Informationen als ~~Keimzeillen~~ Keimzellen (oder Keimzeilen) in unsere Dokument einzufügen.

… wo wir sie dann so verändert, dass etwas Eigenständiges daraus wird. Aber das versteht¹ sich ja von selbst².

Remixen gehört zur Kultur! (Bild: wetribe/Flickr.com, CC BY 2.0)

Kopieren/Einfügen hilft mir, Namen richtig zu schreiben und Tippfehler zu minimieren – was mir in diesem Blog, wie aufmerksame Leser wissen, mehr schlecht als recht gelingt. Aber ohne Kopieren/Einfügen wäre es noch viel schlimmer.

Die zivilisatorische Errungenschaft des Kopieren und Einfügens wird nun durch eine technische Widrigkeit ganz gewaltig geschmälert. „Mit diesem Trick hier spare ich tagtäglich Zeit“ weiterlesen