Microsofts Formular-Generator im Test

Die Office-Familie umfasst nebst den bekannten Mitgliedern auch einige Sprösslinge, die sich nicht über Jahrzehnte auf dem ganzen Globus ausbreiten konnten. Es sind keine Schwergewichte wie Word, Excel oder Powerpoint, sondern Spezialisten für besondere Aufgaben. Microsoft Lists habe ich bereits vorgstellt und auch über deren zwiespältiges Verhältnis zu Excel spekuliert.

Heute geht es um einen weiteren solchen Sprössling: Er heisst Forms, ist über forms.office.com zugänglich und macht das, was man vermuten darf: Er ist dazu da, Informationen via Formulare zu erheben. Es gibt auch die Variante des Quiz, bei der sich am Schluss eine Auswertung nach richtigen und falschen Antworten vornehmen lässt

Diese Anwendung hält einige Vorlagen bereit, und zwar aus den Kategorien Feedback- und Auswertungsumfragen, Registrierungs- und Anmeldeformulare, Tests und Bewertungen, sowie Anforderungen und Workflows. Plus Premium-Vorlagen, bei der man den Eindruck hat, als würden sie kosten – die ich in meinem Test aber kostenlos aufrufen konnte.

Das Formular aus Standard-Bausteinen zusammenklicken

Das Erstellen eines solchen Formulars ist kein Hexenwerk: Wir wählen eine Vorlage oder klicken auf Neues Formular bzw. Neues Quiz. Wir können unserem Quiz einen Stil zuweisen, das farblich anpassen und die Option Hintergrundmusik ein- oder ausschalten. (Ich plädiere mit Nachdruck fürs Ausschalten!)

Wir vergeben einen Titel, eine Beschreibung und platzieren dann Fragen, wobei wir standardmässig folgende Optionen zur Auswahl haben:

• Auswahl: Hier sind mehrere Antworten vorgegeben, von denen eine oder mehrere angeklickt werden können.
• Text: Bei diesser Variante wird ein freier Text entgegengenommen.
• Bewertung: Bei dieser Frage gibt der Nutzer eine Note ab.
• Datum: Hier kann die Probandin ein Datum über einen Kalender auswählen.
• Übers Menü gibt es weitere Optionen, nämlich Rangfolge, Likert-Skala, Net Promoter Score und Abschnitt.

«Wie wahrscheinlich ist es, dass sie uns Ihren Freunden empfehlen würden?»

Die interessanteste Option des Menüs ist die Likert-Skala: Die sehen wir in Umfragen ständig. Sie wird durch eine Frage eingeleitet, die so lauten könnte: «Wie gross ist Ihre Zustimmung zur folgenden Aussage?». Eng verwandt damit ist der Net Promoter Score. Da lautet die Frage: «Auf einer Skala von eins bis zehn, wie wahrscheinlich ist es, dass Sie unser Produkt weiterempfehlen würden?».

Die am häufigsten verwendete Option dürfte die Auswahl sein. Sie funktioniert so, dass wir eine Frage vergeben und Antwortmöglichkeiten hinzuzufügen. Wir geben an, ob nur eine oder mehrere Antworten zulässig sind und wenn letzteres der Fall ist, wie viele Optionen angekreuzt werden dürfen. Es gibt die Möglichkeit, ein Feld Sonstiges zu platzieren, das eine Texteingabe entgegennimmt. Und wir geben an, ob die Beantwortung dieser Frage zwingend oder freiwillig ist (Feld Erforderlich).

Zu der Frage, aber auch zu einzelnen Antworten lassen sich Bilder oder Videos einfügen. Diese Bilder können das Formular auflockern oder aber auch als Erklärung oder Hinweise dienen. Über das Menü gibt es die Möglichkeit, die Antworten in beliebiger Reihenfolge anzuzeigen und eine Verzweigung einzufügen. Damit gibt es etwa die Möglichkeit, Nutzer ans Ende des Formulars zu lotsen, wenn sie einen Teil der Fragen überspringen können. Sinnvoll, aber (anscheinend) nicht möglich ist eine Verzweigung, die von einer bestimmten Antwort abhängig ist.

Sternchen, Schleifen oder Grins-Emojis zu vergeben

Die Möglichkeiten bei den anderen Antwort-Varianten sind analog: Bei einer Bewertung beispielsweise geben wir vor, wie viele Sterne zur Verfügung stehen sollen, wobei wir zwischen zwei und zehn wählen können. Nebst Sternen dürfen wir auch Nummern, Herzchen, Schleifen, Glühbirnen, Grins-Emojis, Häkchen und ein paar andere Symbole auswählen. Beim Text gibt es die Möglichkeit, zwischen lang und kurz zu wählen.

Während der Bearbeitung des Formulars können wir die Reihenfolge umstellen und die einzelnen Fragen auch jederzeit abändern. Es gibt eine Vorschau-Möglichkeit, die das Formular am Computerbildschirm und Handy-Display zeigt.

Wenn wir mit der Arbeit fertig sind, klicken wir auf Antworten sammeln. Dann erscheint ein Fenster, über das wir die Umfrage unter die Leute bringen: Das geht via Facebook, Twitter, über einen Link, QR-Code oder über Einladungen, die per E-Mail verschickt werden. Und die Umfrage lässt sich auch auf einer Website einbetten.

Ausfüllen und auswerten

Meine Test-Umfrage ist hier zu sehen, und ich habe sie am Ende des Beitrags eingebettet. Und falls ihr Lust verspürt, dürft ihr sie gern ausfüllen – ich bin auch ehrlich an den Antworten interessiert!

Wenn es ans Auswerten geht, wenden wir uns der Rubrik Antworten zu. Hier ist ersichtlich, wie viele Antworten eingetrudelt sind und wie lange die Nutzerinnen und Nutzer im Schnitt fürs Ausfüllen gebraucht haben. Die einzelnen Fragen werden grafisch ausgewertet, und es gibt – natürlich – auch die Möglichkeit, die Ergebnisse in Excel zu öffnen.

Fazit: Bleibt eine Frage. Nämlich: Wie schlägt sich Microsoft im Vergleich zu Google Forms, das ich vor mehr als zehn Jahren hier getestet habe?

And the winner is …

In dieser Gegenüberstellung gefällt mir Microsofts Formular-Generator deutlich besser: Er hat mehr Gestaltungsmöglichkeiten, ist schlüssiger aufgebaut und vielseitiger verwendbar. Die Unterschiede sind aber nicht so riesig, dass ein Wechsel von Google zu Microsoft dingend notwendig wäre. Beide erfüllen ihren Zweck – und eine «spirituelle Verwandtschaft» der beiden Produkte ist nicht zu übersehen; wobei ich mich hier nicht auf die Äste herauswagen und behaupten will, wer von wem abgekupfert hat. Für uns Nutzer bleibt der Vorteil, dass wir eine Wahlmöglichkeit haben und, wenn wir den einen Formular-Generator kennen, auch mit dem anderen gut zurechtkommen sollten.

Und ein Problem gibt es bei beiden: Beide werden in der Cloud, d.h. auf einem fremden Server betrieben. Es gibt keine Möglichkeit, eine Umfrage auf dem eigenen Server zu hosten – das wäre für mich das unbestrittene Killer-Feature.

Beitragsbild: Als Rache für all die Formulare, die wir selbst ausfüllen mussten, können wir endlich einmal andere Leute für uns Formulare ausfüllen lassen (RDNE Stock project, Pexels-Lizenz).