Tipps für E-Mail-Polygamisten

Neulich habe ich im Beitrag Da springt der E-Mail-Funke die Mail-App Spark vorgestellt und unter dem Titel Hey, so macht Mailen am Handy Spass mit Hey.com und Outlook nachgedoppelt. Diese Tipps sind auf eine erfreuliche Resonanz gestossen, denn Threema, Signal und iMessage zum Trotz ist das gute alte E-Mail nach wie vor eine praktische Kommunikationsform. Und eben eine, bei der man nicht auf eine einzige App festgelegt ist.

Und damit sind wir beim Thema dieses Beitrags: Ein Leser hat mich gefragt, ob man denn auch mehrere Mail-Anwendungen parallel benutzen könne – oder ob es sinnvoll oder gar zwingend sei, sich auf eine festzulegen. Und wenn man sich zum Beispiel für Spark entscheidet – sollte man dann Apple Mail löschen oder deaktivieren?

Das sind naheliegende Fragen, denn nach menschlichen Massstäben befürchtet man bei so einer Konstellation augenblicklich Kompetenzgerangel,  Reviergehabe und unermüdliches Seilziehen – aber an den gegenüberliegenden Enden des Stricks.

Aber im Gegensatz zu den meisten Homo Sapiens lässt sich die durchschnittliche Mail-App zur friedlichen Kooperation bewegen. Es gibt aber tatsächlich ein paar Kleinigkeiten zu beachten:

Poppen oder imappen?

Erstens das Mailprotokoll. Davon gibt es zwei, nämlich Pop3 und Imap. Letzteres ist deutlich moderner als ersteres und unbedingt zu bevorzugen – und man müsste meinen, dass Pop3 inzwischen endgültig ausgestorben ist. Aber es gibt sicher noch Mailanbieter, die nicht darauf verzichten wollen, Kunden, die nach Imap verlangen, für diesen Wunsch einen Aufschlag zu berechnen.

Der Unterschied liegt darin, dass Imap die Postfächer auf dem Mailserver und dem Mail-Clients synchronisiert. Wenn man eine Nachricht aus dem Posteingang in einen Unterordner verschiebt, wird per Imap diese Änderung auf dem Server abgebildet. Auf diese Weise kann man ohne Schwierigkeiten mehrere Mailprogramme nutzen.

Pop3 hingegen ist als Einwegstrasse konzipiert: Mails werden vom Server geholt und dort gelöscht. Sie existieren danach nur noch im Mailprogramm des Anwenders und werden dort verwaltet. Das ist nach heutigen Massstäben primitiv, es hat aber einen unbestreitbaren Vorteil: Cloud-Skeptiker müssen nicht mit dem Gedanken leben, dass eine Kopie des Mailbestandes beim Anbieter liegt, sondern haben das gute Gefühl, alleine über ihre Mails zu verfügen.

Vorratsdatengespeichert

Kleine Klammerbemerkung: Die Vorratsdatenspeicherung greift natürlich trotzdem und bewirkt, dass die Provider die Mails für sechs Monate aufbewahren müssen. Aber danach werden sie gelöscht, sodass zumindest die mehr als sechs Monate alten Mails nur auf dem eigenen Computer liegen.

Was nun die Nutzung mehrerer Mailprogramme angeht, ist das mit Pop3 nur dank eines Tricks möglich: Denn normalerweise wäre es so, dass Mails nach dem Abrufen durch das erste Mailprogramm gelöscht und darum für die anderen Clients nicht mehr zur Verfügung steht.

Um das zu vermeiden, kann man die meisten Mailprogramme so konfigurieren, dass sie die Nachrichten für eine gewisse Zeit – sinnvollerweise ein- bis zwei Wochen – auf dem Server belassen und protokollieren, welche Nachrichten sie schon geholt haben. Das verhindert, dass Mails mehrfach abgerufen werden.

Also: Wenn die Mailprogramme entweder Imap verwenden oder aber mit Pop3 die Nachrichten für eine ausreichend lange Frist auf dem Server belassen, kann man problemlos mehrere Programme einsetzen. Auf diese Weise hat man seine Mails an Computer, Smartphone und Tablet – und meinetwegen auch am Fernseher und auf der Spielkonsole – zur Verfügung.

Und eben: Man kann auch am Smartphone mehrere Apps nutzen; zumindest, falls das irgend einen Sinn ergibt.

Keine doppelten Mail-Benachrichtigungen

Ich verwende inzwischen Spark, und habe mir auch überlegt, ob ich Apple Mail löschen soll. Dagegen habe ich mich entschieden, obwohl das inzwischen möglich wäre. Das könnte trotz allem Probleme verursachen. Und abgesehen davon brauche ich die App, um Fragen zu ihr beantworten zu können.

Ich erachte es aber nicht als sinnvoll, meine Mails in Spark und Apple Mail abzurufen. Das verursacht unnötigen Datenverkehr und führt dazu, dass es zu neuen Mails doppelte Benachrichtigungen gibt. Um das zu verhindern, kann man das Konto deaktivieren.

Das geschieht in den Einstellungen bei Mail > Accounts. Man wählt hier das gewünschte Konto und stellt bei Mail den Schalter auf Aus. Je nach Kontotyp gibt es an dieser Stelle auch Kontakte, Kalender und Notizen zur Wahl, die man wahrscheinlich aktiviert lassen möchte. An dieser Stelle könnte man das Konto auch löschen, was aber nicht nötig ist.

Falls man das Konto weiterhin zur Verfügung haben möchte, empfehle ich alternativ, den Datenabgleich von Push oder Abrufen auf Manuell zu stellen: Dann werden die Mails nicht kontinuierlich doppelt vom Server geholt. Man hat sie aber in Apple Mail zur Verfügung, wenn man die App öffnet.

Diese Option findet sich in den Einstellungen bei Mail > Accounts > Datenabgleich.

Noch ein Tipp zur Standard-App. In den Einstellungen bei Mail lässt sich bei Standard-Mail-App die Vorgabe von Mail auf den Client des Drittherstellers umschalten: Dann werden auch Links auf Mailadressen an die richtige App weitergeleitet. Zu den Standard-Apps bei iOS siehe auch hier, Abschnitt «Die neuen Betriebssysteme».

Beitragsbild: Schon klar, wer hier Apple Mail ist, oder (Cottonbro, Pexels-Lizenz)?