Ich verstehe, dass es in Unternehmen gewisse Einschränkungen gibt, was die Nutzung des Arbeitsgeräts angeht. Man muss die Nutzer daran hindern, aus Unkenntnis oder Frustration dieses Arbeitsgerät oder gleich das ganze Unternehmen lahmzulegen. Denn anders als bei Motorsägen, Schaufelbaggern, Teigmischmaschinen, Bolzenschussgeräten sind viele Arbeitnehmer in der Nutzung ihrer PCs nur oberflächlich oder gar nicht geschult.
Das hat damit zu tun, dass dieser PC nicht zentrales Werkzeug, sondern bloss Mittel zum Zweck angesehen wird. Ein Goldschmied betrachtet Hammer, Amboss, Zangen, Feilen, Sägen, Schleifen, Lupen und Lehren als integrale Bestandteile seiner Kunst. Der Computer dagegen – der steht halt auf dem Schreibtisch, weil er zufälligerweise die Schreibmaschine verdrängt hat. Der rasante technische Fortschritt hat ihn dahin gebracht, wo er heute ist. Und viele Unternehmen und auch Mitarbeiter sind bei dieser Entwicklung nicht so richtig mitgekommen.
Nehmt dem orangen Präsidenten den Atomkoffer weg!
Apropos Fortschritt: Da ist auch unser immenses Vertrauen in diese Wundermaschinen. Man glaubt, sie seien selbsterklärend. Schuld daran ist natürlich das Marketing der Hersteller, die ihre bunten Benutzeroberflächen als bubieinfach und tubelisicher anpreisen. Die möglichen Probleme bei der Anwendung werden unterschätzt, nicht nur, aber gerade auch im Hinblick auf Schadsoftware und Spionageversuche.
Und zwar auf oft fahrlässige Weise. Eine noch grösseres Fehleinschätzung sehe ich nur bei der Regierung einer grossen Nation auf diesem Planeten. Dort gibt es einen unbedarften Präsidenten, dem es gestattet wird, trotz seines überbordenden Temperaments und seiner nicht vorhandenen Selbstkontrolle einen sogenannten «Atomkoffer» mit sich herumzutragen. Wenn das mal gut geht.
Weil nun viele Leute mit diesen Maschinen arbeiten sollten, ohne allzu viel Schaden anzurichten, sind manche Arbeitnehmer ins andere Extrem verfallen. Sie erlauben dem Nutzer nicht einmal, ein eigenes Hintergrundbild zu setzen. Bei einem meiner Arbeitgeber – ich sage mit Absicht nicht, von welchem ich hier schreibe – gibt es auf dem Desktop das Motiv eines in malvefarbenes Flackerlicht getauchten Fackelträgers.
Das gehört natürlich zum «Branding» des Unternehmens: Der Arbeitnehmer soll möglichst nicht vergessen, von welcher Bude er seine monatliche Lohnüberweisung bekommt. Und er soll gefälligst ein inspiriertes Wir-Gefühl entwickeln, während er seine Tätigkeit verrichtet.
Ein nicht abänderbares Hintergrundbild am Büro-PC ist Bevormundung
Ich halte das für übergriffig. Und zwar nicht, weil ich dem Arbeitgeber das Recht absprechen würde, eine gewisse Loyalität von den Mitarbeitern zu erwarten. Nein, die halte ich ebenfalls für notwendig: Sie ist eine Grundlage dafür, dass man seine Arbeit mit Befriedigung macht. Und genau darum ist dieses zwangsweise verabreichte Hintergrundbild auch widersinnig und entlarvend: Es zeigt, dass man den Mitarbeitern nicht zutraut, eine intrinsische Motivation für ihre Arbeit mitzubringen.
Man denkt offensichtlich, man müsse diese Motivation durch rituelle Symbolik erschaffen oder befördern. Dabei ist es viel einfacher: Man gibt dem Arbeitnehmer etwas Interessantes zu tun, lässt ihm genügend Freiheit, nimmt ihn ernst und gibt im Respekt – und fertig.
Also, zum Respekt würde gehören, dass man sein Arbeitsumfeld selbst bestimmen lässt. Natürlich kann im Grossraumbüro nicht jeder die Megaposter aufhängen, die ihn zu Höchstleistungen anspornen – egal, ob nun Bergspitzen, Katzenbabies oder nackte Damen darauf abgebildet sein sollten. Und auch das Abbrennen von Räucherstäbchen und Duftkerzen muss man in diesem Umfeld gezwungenermassen unterbinden.
Darum wäre es umso wichtiger, dass man wenigstens das Hintergrundbild selbst wählen kann. Früher konnte man bei Windows übrigens einfach die Datei Wallpaper.bmp austauschen, selbst wenn der Computer-Administrator das Ändern des Hintergrundbilds verboten hat. Das geht heute leider nicht mehr. (Probieren könnte man es in so einem Fall mit dieser Software hier – aber ohne Garantie, dass es klappt.)
Zwangs-Icons auf dem Desktop
Zu den unnötigen Einschränkungen gehören auch Icons, die zwangsweise auf dem Desktop angebracht sind und die man als Nutzer nicht löschen darf.
Nun könnte man sagen, dass die dort nicht stören, selbst wenn man sie nicht nutzen will. Mag sein. Aber ich habe gerne einen kargen Desktop. Siehe: Warum Füsse und Dokumente nicht auf den Desktop gehören. Ich schätze indessen mal einen unverstellten Arbeitsbereich (zumindest, was das Digitale angeht). Und zwar gerade deswegen, weil ich möglichst effizient und zielgerichtet operieren will, was mein Arbeitgeber eigentlich schätzen müsste.
Lösen kann man dieses Problem, indem man alle Desktop-Symbole ausblendet: Dazu klickt man mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle des Desktops und entfernt das Häkchen bei Ansicht > Desktopsymbole anzeigen. Ich sehe so gar keine Symbole mehr – aber das ist es mir wert.
Den Standard-Browser respektieren
Letztes Problem: Der aufoktroyierte Browser. Ich arbeite aus Gründen mit Firefox und meide Chrome. Immerhin: Beim fraglichen Unternehmen steht Firefox zur Verfügung. Man kann ihn sogar als Standardbrowser einrichten (bei Windows 10 in den Einstellungen unter Apps bei Standard-Apps). Doch bei jedem Neustart des Computers fällt die Einstellung auf Chrome zurück. Das führt dazu, dass Klicks auf Links in Dritt-Apps in Chrome geöffnet werden.
Das ist nicht wirklich tragisch, aber lästig. Deswegen habe ich beim Support angefragt, wo man mir folgende Antwort beschieden hat:
Für Deine gemeldete Störung 20181119-0186 (Firefox als Standardbrowser) wurde folgende Lösung gefunden. Der Internet Standardbrowser für das gesamte Unternehmen ist Google Chrome. Dieses Standard wird via Group Policy gesetzt und kann/darf nicht geändert werden.
Es entbehrt nicht einer gewissen Ironie, diese Antwort als «Lösung» zu bezeichnen, wo die Denotation doch eindeutig «Geh bloss weg mit deiner Furzidee!» lautet. Aber egal.
Wahlfreiheit für die Nutzer
Jedenfalls lautet meine neutrale Empfehlung als Digitalexperte, den Nutzern die Wahl zu lassen. Wenn sie mit Firefox arbeiten, dann sollten sie das tun dürfen. Wenn es gute Gründe gibt, in bestimmten Fällen Chrome vorzuziehen – zum Beispiel aufgrund der Kompatibilität zu bestimmten Webanwendungen des Unternehmens –, dann könnte man den Arbeitnehmer über diese Gründe in Kenntnis setzen und ihm empfehlen, bei diesen Webanwendungen halt trotzdem Chrome zu nutzen.
Bei Gelegenheit sehe ich, ob es möglich ist, den Standard-Browser mit einer Batch-Datei zu setzen, auch wenn man bloss normale Nutzerrechte hat. Ansonsten werde ich mir überlegen, die BYOD-Möglichkeiten auszuloten…
Beitragsbild: Die Freuden des Grossraumbüros (12019/Pixabay, CC0)
Das ist ein Thema, bei dem die IT ihr Verhalten der heutigen Zeit anpassen sollten. Früher waren solche Einschränkungen durchaus notwendig: man erinnere sich an den „Active Desktop“, mit dem man Live-Cams als Hintergrund setzen konnte. Da haben zwei Mitarbeiter eine Wetterkamera hinterlegt und zu war die ISDN-Leitung… Ebenso beim Streaming von Musik. Bei den heutigen Internetleitungen ist es aber völlig egal, ob ein paar Leute online Musik hören.
Beim Verbieten von Facebook & Co. sollte sich der Arbeitgeber überlegen, ob er nicht ganz andere Probleme mit Mitarbeitern hat, wenn zu viel privates Surfen ein Problem ist. Sprich: wenn sie nicht mehr auf FB können, schauen sie halt zum Fenster raus oder gehen mit dem Smartphone auf die Toilette. Produktiver werden sie jedoch kaum werden.
Bezüglich Software muss der Mitarbeiter aber akzeptieren, dass aus Sicherheitsgründen nicht alles erlaubt ist. Wenn das Unternehmen sich für Browser X entscheidet und die IT für dessen Sicherheitsupdates sorgt, kann nicht einfach jeder Mitarbeiter installieren, was ihm gerade passt. Aber: wenn der Firefox schon vorhanden ist, sollte er natürlich auch als Standardbrowser gesetzt werden können.
Die unsinnigste Gruppenrichtlinie, die mir bisher begegnet ist, war das Setzen der Startseite auf die Firmenwebsite…
Ich mag ein naiver Gutmensch sein, aber in meiner Erfahrung hilft hier Medienkompetenz mehr als Zwang und Einschränkung. So lassen sich Sachen wie Bandbreite, Sicherheit und Social Media durchaus mit Mitarbeitern besprechen. Und speziell was Sicherheit angeht, hab ich schon manches Kuriosum erlebt: Stadtverwaltungen, die aus Sicherheitsgründen keine Office-Dateien öffnen dürfen (sic) mit dem Effekt, dass sich die MA die Dokumente nach Hause schicken, um sie dort zu öffnen. Oder das Verbot von Dropbox und Co wegen Virengefahr. Einen privaten USB- Stick kann man aber an jedem Rechner nutzen.
Und was die Icons und Ordner auf dem Desktop angeht. Für Puristen wie mich (und offensichtlich Matthias) ist das jeden Morgen eine Ohrfeige: Puls hoch, Kreativität runter.
Es ist häufig eine Negativspirale: Benutzer kann etwas nicht sinnvoll tun (Dateiablage zu kompliziert, Suchfunktion schlecht), lässt sich eine „Lösung“ einfallen (speichert Dateianhänge nur noch in Outlook), IT sieht das und die Probleme (Datenhaltung) und macht, was für sie am einfachsten ist: verbieten (Postfachgrösse begrenzen).
Dropbox & Co. sind definitiv ein Problem für Unternehmen, aber einfach verbieten ist nicht die Lösung. (Sondern stattdessen NextCloud auf dem Firmenserver installieren zum Beispiel.)
Die Benutzer müssen ihre Bedürfnisse formulieren, statt selbst nach vermeintlichen Lösungen zu suchen. Und die IT muss die Wünsche ernst nehmen und nicht nur mit „ich bin der Admin, ich verbiete, was ich will“ reagieren, sondern Lösungen bieten.