Ihr erinnert euch: Wie Microsoft integriert auch Google die künstliche Intelligenz an allen Ecken und Enden in die Office-Anwendungen. Bei einem ersten Test im Januar scheiterte Gemini an vielen der naheliegenden Aufgaben. Ist das inzwischen besser? Für eine Schulung hatte ich neulich ausgiebig Gelegenheit, mich mit Gemini in Google Workspace zu beschäftigen. Und meine Kollegin Jessica hat ein paar Funktionen ausgegraben, die es wert sind, hier besprochen zu werden.
Ein Trick vorneweg: Wer sich berufen fühlt, Gemini auszureizen, der tut gut daran, seinen Google-Account auf Englisch umzuschalten. Viele KI-Tricks stehen nur mit dieser Spracheinstellung zur Verfügung – wir können aber dennoch mit deutschen Dokumenten und Prompts arbeiten.
Und so geht es: Wir gehen zu unserem Google-Account (myaccount.google.com), klicken auf Persönliche Daten (Personal info) und bei Allgemeine Einstellungen für das Web (General preferences for the web) auf Sprache (Language) und fügen Englisch (Vereinigte Staaten) bzw. English (United States) hinzu. Über den Knopf mit den Pfeilchen tauschen wir die Sprachen aus: Wenn Englisch oben und Deutsch unten steht, dann erscheint die Benutzeroberfläche in Englisch. Es kann sein, dass das nur mit Verzögerung passiert. Falls Google unsere Nerven überstrapaziert, beschleunigen wir die Sache, indem wir den Browser neustarten. Falls auch das nicht hilft, loggen wir uns aus und wieder ein.
1) Gmail: Mails aufstöbern und die KI als Ghostwriter
Im Mailprogramm Gmail ist es bekanntlich schwierig bis unmöglich, mit der Suchfunktion auch tatsächlich etwas Vernünftiges zu finden. Dank der künstlichen Intelligenz wird das etwas besser:
- «Suche mir Mails mit Anhängen grösser als 20 MB.» (Show me mails with attachments bigger than 20 mb.)
- «Zeige mir Mails, die an mehrere Empfänger gesendet wurden und meinen Namen im Body enthalten.» (Find me group mails, where my name is mentioned in the text body.)
Es bleibt Glückssache, ob ein solcher Prompt ein brauchbares Ergebnis hat. Sehr spezifische Prompts haben meist nicht den gewünschten Erfolg¹, aber offen formulierte Anweisungen² sind zweckdienlich. Die haben den Nachteil, dass wir uns auf die Bewertung der künstlichen Intelligenz verlassen müssen. Die kann adäquat sein – muss aber nicht. Sollte es bei der Suche nach Mails wichtig sein, dass keine Nachricht übersehen wird, empfehle ich, die Liste selbst durchzuscrollen. Falls die Zeitersparnis im Vordergrund steht, ist die Hilfe Geminis willkommen.
Und unter Umständen praktisch:
Der Add to calendar-Knopf, der bei Mails mit spezifischen Daten erscheint. Doch auch wenn Gemini keine Terminerstellung anbietet, können wir das über einen passenden Prompt veranlassen³. Eine Interaktion mit den anderen Office-Anwendungen ist ebenso möglich. Wenn wir im Promptfeld in der Gemini-Leiste die At-Taste betätigen, erscheint eine Liste von Dokumenten aus Google Drive. Die können wir für einen Mailentwurf verwenden. Es klappt gut, anhand einer Docs eine Antwort vorformulieren zu lassen⁴. Umgekehrt funktioniert es leider nicht, direkt anhand eines Mails oder einer Liste von Mails Dokumente in Google Drive zu erstellen⁵.
2) Docs: Zuhören statt lesen
In der Textverarbeitung gibt es zwei kleine Neuerungen.
- In der Menüleiste sitzt die Funktion Listen to this tab (erkennbar am Play-Knopf mit KI-Kringel). Klicken wir den an, wird uns das Textdokument als Hörstück präsentiert. Allerdings gibt die Stimme auch deutsche Inhalte knallhart in Englisch wieder.
- Automatisch eine Zusammenfassung einfügen. Das klappt über den Befehl Insert > Building blocks > AI summary.
Spielerei oder nützliches Feature? Das liegt im Auge des Betrachters bzw. des Zuhörers. Die Vorlesefunktion ergibt wenig Sinn beim Anforderungskatalog an ein neues Projekt der Geschäftsleitung oder beim Protokoll der letzten Teamsitzung. Aber bei längeren Dokumenten, die wir nicht nur querlesen, sondern uns konzentriert zu Gemüte führen wollen, kann sie sinnvoll sein. Bedauerlicherweise lässt sich die Rezitation nicht herunterladen: Ich könnte mir hervorragend vorstellen, geschäftliche Pflichtlektüre in akustischer Form beim Joggen zu absorbieren.
Die Zusammenfassung ist nicht verkehrt. Auch wenn wie üblich gilt, dass die künstliche Intelligenz nicht immer Prioritäten so setzt, wie wir es tun würden.
3) Sheets: Prompts in Zellen
Ein paar praktische Tricks gibt es auch für Googles Tabellenkalkulation Sheets. Die erste Methode ist so einfach wie wirkungsvoll:
- «Hübsche diese Tabelle auf.» (Make this table nice.)
Gemini formatiert die Tabelle daraufhin schön als Block mit Spaltenköpfen und einem Reiter, über den sich die Farben anpassen, Gruppierungen einrichten, die Ansichten umschalten und Benachrichtigungen verwalten lassen⁶.
Das grösste Potenzial steckt allerdings in der neuen Funktion: Die lautet AI und erlaubt es uns, einen Prompt anzugeben, dessen Output in der entsprechenden Tabelle angezeigt wird. Auf diese Weise lässt sich in einem Rutsch eine beliebige Anzahl von Abfragen ausführen. Ein kleines Beispiel illustriert das:
In dieser Tabelle sind in Spalte A einige Tiere aufgeführt. Mit der KI-Formel⁷ lassen sich nun die beiden Spalten B und C mit der Körperlänge und dem Gewicht befüllen.
Fussnoten
1) Der Prompt «Suche mir Mails aus den letzten zwei Wochen, die direkt an mich adressiert sind und von einer Person aus dem Unternehmen stammen» (Show me mails from the last too weeks that were adressed at me and come from a person within the company) hat den gegenteiligen Effekt und bringt uralte Nachrichten zum Vorschein, die nicht direkt an mich adressiert sind und von einer Person ausserhalb des Unternehmens stammen. ↩
2) Was war in den letzten zwei Wochen wichtig? (What was important during the last two weeks?) ↩
3) Zum Beispiel: «Mach einen Termin am nächsten Montag um neun, damit wir im Team darüber diskutieren können.» (Make entry in my calendar to discuss this next Monday at 9am with the team.) ↩
4) Etwa mit folgendem Prompt: «Entwirf eine Antwort anhand des Dokuments @Vorschläge-zuhanden-der-Geschäftsleitung». (Draft an answer according to the project description in @….) ↩
5) Ich habe probiert, mir anhand meines Ordners mit interessanten Pressemeldungen eine schöne Übersichtstabelle generieren zu lassen (Create a list in sheets with the 25 newest mails in this folder with sender, topic and a short description.). Gemini fertigte diese Liste an, verlagte jedoch von mir, sie eigenhändig in eine Tabelle zu kopieren. Der Versuch, die Beträge aus einer Rechnung in eine Tabelle zu übernehmen, schlug gänzlich fehl (Create a spreadsheet from the highlighted lines of text.). Gemini meinte, dazu sei er nicht in der Lage, und erklärte mir daraufhin die Funktion der Zwischenablage. ↩
6) Die Terminologie dieses Features ist in Deutsch leider unglücklich geraten. In der englischen Übersetzung unterscheidet Google zwischen Sheets – also dem Blatt als ganzes und dem Table. Letzteres ist der als Einheit formatierte Teilbereich, den ich z. B. Tabellenblock nennen würde. In Deutsch wird beides als Tabelle bezeichnet, was die Unterscheidung quasi verunmöglicht. ↩
7) Die Formel in Spalte C für das Gewicht lautet: =AI("Gewicht in kg von "&A2&" als reine Zahl ohne weitere Angaben") ↩
Beitragsbild: Der Moment, an dem wir mit Geminis Hilfe unsere Office-Aufgaben einhändig und noch im Pyjama erledigen, ist bedauerlicherweise noch nicht eingetroffen (Sincerely Media, Unsplash-Lizenz).