Die Tabellenkalkulation, die Excel alt aussehen lässt

Microsoft gibt sich redlich Mühe, Office auf modern zu trimmen. Trotzdem wirkt Excel angestaubt, wenn man sich eine Tabellenkalkulation aus diesem Jahrhundert anschaut, zum Beispiel Spreadsheet.com.

Airtable sei keine Luftnummer, habe ich nach einem ausführlichen Test festgestellt. Es handelt sich um modernen Nachfolger der klassischen Tabellenkalkulation, der im Web läuft, mit Datenbankfunktionen aufwarten kann und der kollaborativen Nutzung gewachsen ist.

Bei meinen Recherchen zu Airtable bin ich auf einen weiteren Kandidaten gestossen, der als moderner Nachfolger für die klassische Excel-Arbeitsmappe infrage kommt (auch wenn Microsoft sich redlich spreadsheetcomMühe gibt, Office auf modern zu trimmen). Er heisst spreadsheet.com und verspricht, mit einem vertrauten Werkzeug Leute, Projekte und Daten zusammenzubringen.

Das Projekt ist noch nicht offiziell lanciert, sondern erst über ein Early Access-Programm zugänglich. Allerdings habe ich, nachdem ich mich dafür beworben habe, innert zwei Tagen meinen Account erhalten. Darum habe ich mich entschieden, bereits jetzt darüber zu berichten – schliesslich will ich auch einmal zu den Trendsettern gehören.

Trotzdem sei darauf hingewiesen, dass sich der offizielle Start noch hinziehen könnte. Denn es ist auch schon wieder mehr als ein Jahr ins Land gezogen, seit hier erwähnt worden ist, der Erfinder von Spreadsheet.com, Matt Robinson, sei seit mehr als drei Jahren an seinem Projekt dran. Aber wir wissen, dass gut Ding Weile haben will.

Das Raster überwinden

Bei meinem Test hat die Software jedenfalls einen ausgereiften Eindruck gemacht. Wie Airtable (oder auch smartsheet.com) hat sie das Ziel, nicht wie Google Tabellen einfach das Excel-Prinzip ins Web zu verpflanzen. Auch hier besteht die Idee darin, die Tabellenkalkulation mit Datenbank- und Projektmanagement-Funktionen anzureichern. Im erwähnten Artikel wird das charmant als Überwindung des Tabellenrasters bezeichnet.

Das sieht man der Anwendung jedenfalls nicht an: Sie schaut wie eine klassische Tabellenkalkulation aus, die ins Web verlagert wurde. Ich starte meinen Test mit dem Import meiner Artikel-Sammlung von 2020 aus Excel. Dieser Import funktioniert weitgehend ordentlich, Inhalte und Formate präsentieren sich wie erwartet. Mit zwei Ausnahmen: Die Funktionen, die auf ein anderes Tabellenblatt verweisen, liefern nicht das korrekte Resultat und am Zeilenende der mehrzeiligen Texte steht jeweils _x000D_, was ein bekanntes Excel-Problem ist.

Aber wo stecken die «modernen» Funktionen – jene Möglichkeiten, die Spreadsheet von Excel unterscheiden sollen? Erste Anzeichen entdecke ich im Menü, das beim Klick auf den Kopf einer Spalte erscheint: Es enthält die typischen Befehle zum Löschen, Hinzufügen, Sortieren und Ausblenden der Spalte.

Auf den ersten Blick eine ganz normale Tabellenkalkulation.

Es gibt aber auch einige Befehle, die man bei Excel vergeblich sucht: Man kann eine Spalte als primär festlegen (was dem primären Schlüssel in einer Datenbank entspricht). Es gibt den Befehl Rename Column: Mit dem gibt man der Spalte einen Namen wie Datum oder Artikelinhalt. Das erspart es einem, die Titel wie bei Microsofts Tabellenkalkulations-Oldie in die erste Zeile schreiben zu müssen. Dass man das tun muss, hat mich seit jeher gestört, denn so ist eine Tabelle immer eine Zeile länger als sie Einträge hat.

Moderne Datentypen und neue Ansichten

Über Edit data type legt man die Spaltenart fest. Nebst den Typen, die auch in Excel vorhanden sind, gibt es auch Select. Diesen Typ verwendet man für eine Vorgabe an Auswahlmöglichkeiten. Es gibt Anhänge, über die weiter unten noch zu sprechen sein wird, aber auch User, Icons, relationale Verknüpfungen zu Informationen in anderen Tabellen, URLs oder Mailadressen.

Auch das ist nicht wirklich revolutionär. Interessant wird es allerdings, wenn man in der Menüleiste links aufs Feld View klickt. Dort steht nebst der tabellarischen Ansicht auch Kanban zur Auswahl. Das ist, wie hier einigermassen nachvollziehbar beschrieben, ein System, das ursprünglich bei Toyota zur Steuerung der Just-in-Time-Produktion verwendet wurde, heute aber auch für die Softwareentwicklung und für jegliche «inkrementelle, evolutionäre Prozesse» benutzt wird.

Die Methode ist inzwischen beliebt und steckt in diversen Apps, die einem bei der Planung und Organisation behilflich sein wollen. Für mich war sie bislang kein Thema, da ich erstens meistens als Einzelkämpfer fungiere und zweitens in aller Regel an überschaubaren Projekten dran bin. Für meine Arbeitsweise – Thema ausdenken, recherchieren, Artikel schreiben, produzieren, fertig – brauche ich kein Kanban-Brett.

Die gleiche Tabelle wie vorher als Kanban-Brett.

Daraus ergibt sich, das meine Artikelsammlung nicht das optimale Testprojekt für spreadsheet.com darstellt. Trotzdem erzeuge ich probehalber eine Kanban-Ansicht. Bei der erscheint jeder Artikel als Kärtchen, die nach meinem Select-Feld nach Spalten sortiert sind. Dieses Feld würde sinnvollerweise besser «Form» oder «Textsorte» heissen, weil dort die Art des Artikels drinsteht. Aber der Name ist historisch gewachsen.

Diese Darstellung sieht hübsch aus, und wie bei einem Kanban-Brett zu erwarten, kann man ein Kärtchen ganz einfach von einer Spalte in eine andere ziehen. Für meine Belange bringt das nichts, aber für andere Anwendungsfälle mag das praktisch sein.

Potenzial für eine universelle Daten-Anwendung

Fazit: Auch in Spreadsheet stecken spannende Ideen für die Weiterentwicklung der klassischen Tabellenkalkulation. Im Vergleich zu Airtable scheint mir diese Lösung wegen der Fokussierung auf die Kanban-Ansicht etwas eingeschränkt. Airtable hat, mit der Galerieansicht, dem Kalender und dem Formular mehr zu bieten.

Generell finde ich universelle Lösungen interessanter als Apps auf eine spezielle Aufgabe wie die Projektplanung zugeschnitten sind. Natürlich, mit letzteren kommt man schneller auf einen grünen Zweig – aber erstere sind im Schnitt flexibler und sind eher dazu geeignet, mit den Ansprüchen mitzuwachsen.

Und spreadsheet.com hat das Potenzial für eine universelle Anwendung: Dass man Anhänge (Attachments) in eine Zelle packen kann, finde ich grossartig. Beispielsweise kann man Bilder als Anhänge verwenden, was allerlei Einsatzmöglichkeiten eröffnet.

Ich habe probiert, die PDF-Datei eines gedruckten Artikels als Anhang zu platzieren, dabei aber leider meine Tabelle zerschossen. Ich vermute, dass das entweder an einem Nutzerfehler meinerseits oder an einem Bug lag – aber der Ansatz, auf diese Weise niederschwellig aus einer Tabelle eine richtige Datenbank zu fabrizieren, leuchtet unmittelbar ein.

Verknüpfungen und Berechtigungen

Mit Spreadsheet.com kann man auch Tabellen untereinander verknüpfen, wobei sich die Inhalte automatisch aktualisieren. In Excel wäre das theoretisch auch möglich. Praktisch funktioniert es nicht, weil Excel die Informationen eben nicht zugänglich im Web, sondern in Offline-Dateien speichert.

Und wie erwähnt: Spreadsheet ist auf die kollaborative Nutzungsweise ausgelegt. Man kann nicht nur Blätter, sondern auch Ansichten freigeben.

Die Berechtigungen pro Ansicht festlegen.

Es ist beispielsweise möglich, eine weitere Tabellenansicht (Sheet view) einzurichten, in der einzelne Spalten ausgeblendet sind und die Darstellung gesperrt ist (Befehl Lock view).

Da die Berechtigungen pro Ansicht festgelegt werden, lässt sich so für den erweiterten Nutzerkreis eine Ansicht verwenden, in der auch nur die Informationen zu sehen sind, die für die fragliche Gruppe relevant sind. Das ist schon ziemlich klever!

Beitragsbild: So sympathisch war Excel selbst in jungen Jahren nie – oder? (Andrea Piacquadio, Pexels-Lizenz)

Autor: Matthias

Computerjournalist, Familienvater, Radiomensch und Podcaster, Nerd, Blogger und Skeptiker. Überzeugungstäter, was das Bloggen angeht – und Verfechter eines freien, offenen Internets, in dem nicht alle interessanten Inhalte in den Datensilos von ein paar grossen Internetkonzernen verschwinden. Wenn euch das Blog hier gefällt, dürft ihr mir gerne ein Bier oder einen Tee spendieren: paypal.me/schuessler

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