Der Beitrag mit den 14 Tipps zu Google Docs neulich hier im Blog hat erfreulich viel Resonanz ausgelöst. Ich gab daher einem guten alten journalistischen Reflex nach, der besagt, dass man doch gleich noch eine Schippe nachlegen könnte.
Und zwar in Form eines Patentrezept-Videos. Denn Google Docs hat inzwischen eine breite Nutzerschaft. Ich habe bei der Recherche zu dem Beitrag herausgefunden, dass die Schweizer Hochschulen Google Docs nun offiziell anbieten: «Das Angebot der G Suite bildet daher eine bedürfnisgerechte Alternative für Studierende, Dozierende, Mitarbeitende und Alumni von Schweizer Hochschulen zu anderen Diensten», heisst es in einer Pressemeldung der Switch, der Stiftung für die Vernetzung der Schweizer Hochschulen.
Wenn ich an dieser Stelle ein kleines Fragezeichen machen darf: Ich wundere mich, dass viele Unternehmen Google Docs trotz der Vorbehalte der Cloud einführen. So habe ich aus gut unterrichteten Quellen gehört, dass Schweizer Pharmafirmen die G-Suite einsetzen. Ich nehme an, das passiert nur in den nicht-sensiblen Bereichen – also explizit nicht in den Forschungsabteilungen. Aber genau weiss ich es nicht, da meine diesbezüglichen Informationen leider nicht spezifisch genug sind.
Vorbehalte beim Datenschutz
Auch Medienunternehmen nutzen die Google-Dienste inzwischen – und auch da habe ich meine Vorbehalte. Es könnte passieren, dass man als Journalist eine investigative Recherche in Angriff nehmen möchte, bei der auch Google involviert ist. Doch würde man dann wirklich auf Google-Produkte setzen wollen? Ich denke eher nicht.
Ich glaube Google zwar, dass die internen Kontrollen strikt sind und es den betroffenen Googlern nicht so ohne weiteres möglich wäre einzusehen, was der Journalist schon alles herausgefunden hat. Trotzdem besteht ein Abhängigkeitsverhältnis, das ich würde vermeiden wollen.
Auch deswegen, weil wie im Beitrag Schmeisst Google Analytics über Bord ausgeführt, die Medienunternehmen und Google auf dem Werbemarkt erbitterte Konkurrenten sind. Will man also, dass ein harter Konkurrent ein wesentlicher Teil der eigenen Informations-Infrastruktur betreibt? Meines Erachtens liegt die Antwort auf der Hand. Aber wenn man Kosten sparen kann, scheinen derlei Bedenken nicht sehr viel zu wiegen.
Jedenfalls ist es, wie es ist. Im Video geht es um Tipps, wie man die Defizite von Google Docs ausbügelt. Davon gibt es eine ganze Menge. Am seltsamsten finde ich, dass man als normaler Nutzer keine eigenen Vorlagen anlegen kann. Die Möglichkeiten, Dokumente schön oder zumindest individuell zu formatieren, sind auch reichlich eingeschränkt.
In die Knie gezwungen
Was grosse Dokumente angeht, habe ich es schon mit wenigen Hundert Seiten und ohne viel Multimedia-Kram geschafft, Google Docs sowohl in Firefox als auch in der App auf dem iPad in die Knie zu zwingen. Meine Empfehlung ist klar, dass man für grössere Arbeiten auch weiterhin besser auf ein lokal installiertes Programm setzt. Word hat bekanntlich auch seine Schwierigkeiten mit komplexen und umfangreichen Dateien – aber da ist deutlich mehr Luft nach oben. Und Word ist auch sehr viel besser darin, grosse Dokumente aufzuteilen und zu einer fortlaufenden Arbeit zu bündeln. Stichworte: Zentral- oder Masterdokumente und Filialdokumente.
Wie Sie die Mängel von Google Docs ausbügeln
Ich habe übrigens ausprobiert, ob es besser funktioniert, wenn man am iPad ein grosses Dokument im Offline-Modus bearbeitet. Die Idee ist, dass die App dann weniger von der Internetverbindung und dem Server abhängt, was bei grösseren Datentransfers eine Verbesserung bringen müsste. Allerdings ist mir kein solcher Effekt aufgefallen. Wenn jemand Tipps hat, wie man sinnvoll mit grossen Google Docs verfährt, dann gerne ab in die Kommentare damit!
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