Der Trick für die bessere Übersicht in langen Textdokumenten

Das Textverarbeitungsprogramm ist zu Ende entwickelt. Die letzten funktionellen Lücken wurden vor Jahren geschlossen. Die KI ist eher Anhängsel, denn Kernfunktion. Denn gleichgültig, was Microsoft uns weismachen will, geht es darum, eigene Ideen und Gedanken in Worte zu fassen. Die sollten sprachlich korrekt formuliert, sinnvoll strukturiert und ansehnlich dargestellt werden. Und ja, ein bisschen Korrespondenz-Schnickschnack ist in Ordnung; ich will niemandem die Serienbrieffunktion wegnehmen.

Dieser festen Überzeugung zum Trotz entdeckte ich neulich eine Funktion, die mein Herz erfreut. Es ist eine Banalität, aber sie verbessert die Übersicht. Es handelt sich um die einklappbaren Überschriften (Collapsible headings).

Wegklappen, was nicht benötigt wird

Sie erlaubt es, einzelne Abschnitte im Textdokument nach Bedarf ein- und auszublenden. Sie verbessert die Orientierung und den Fokus. Das ist praktisch für lange Dokumente und für Präsentationen, bei denen wir sicher sein wollen, dass wir die zu referierenden Stellen zielsicher auffinden. Ich brauche die Methode auch gern im Radio. Ich bringe im Sendemanuskript oft Hintergrundinformationen unter, die ich während der Sendung nicht benötige. Wenn sie eingeklappt sind, lenken sie nicht ab und sind beim Scrollen nicht im Weg.

Es gibt diese Funktion analog bei Word und bei Google Docs. Damit wir sie nutzen können, müssen wir erstens die Absatzformate für die Überschriften verwenden, also Überschrift 1 bis Überschrift n, bzw. Heading 1 bis Heading n – was ich sowieso empfehle.

Zweitens ist es notwendig, die fortlaufende Ansicht einzuschalten. Denn in der Darstellung mit Seitenumbruch (bei Word Drucklayout genannt) ist das Einlappen nicht möglich – denn auf Papier soll das gesamte Dokument angezeigt werden. Das geht wie folgt:

• In Word wechseln wir in der Multifunktionsleiste zur Rubrik Ansicht und dort im Abschnitt Ansichten auf Weblayout. (Ja, die Bezeichnung ist aus historischen Gründen unglücklich gewählt.)
• In Google Docs klicken wir auf Datei > Seiteneinrichtung und schalten auf den Modus Seitenlos um (Englisch: File > Page setup > Pageless).

Tipp: In Google Docs lässt sich der seitenlose Modus als Standard festlegen. Falls ihr wie ich zu den Leuten gehört, die nie jemals Dokumente tatsächlich ausdrucken, empfehle ich das unbedingt; weil der Seitenumbruch dann nur noch ein Relikt der Vergangenheit darstellt. Also unten rechts auf Als Standard festlegen klicken.

Vorsicht Falle: Google findet nicht mehr alles

Nun funktioniert der Trick bei beiden Programmen analog: Wenn wir den Mauszeiger in einer Überschriftzeile platzieren, erscheint am linken Rand ein Winkelsymbol. Das lässt sich anklicken: Beim ersten Klick wird der Inhalt eingeklappt, beim zweiten ausgeklappt.

Einfach und simpel: Zu beachten ist, dass Google Docs bei der Suche Fundstellen nur in ausgeklappten Inhaltsbereichen anzeigt. Treffer bei eingeklappten Textabschnitten werden nicht gefunden. Das ist meines Erachtens keine sinnvolle Verhaltensweise, da sie dazu führen kann, dass wichtige Informationen in einem Dokument übersehen werden. Microsoft macht es schlauer: Bei Treffern in reduzierten Abschnitten werden diese automatisch erweitert.

Der Zustand sollte gespeichert werden, wobei das nicht immer sehr zuverlässig funktioniert. Und bei freigegebenen Google-Docs kann jede und jeder selbst entscheiden, was er wie eingeklappt hat. Und was Word angeht, ist für die Organisation eines grossen Dokuments die Gliederungsansicht weiterhin die erste Wahl. Bei der lassen sich Inhalte bestimmter Titelstufen übers ganze Dokument hinweg ein- und ausblenden.