Präsentationen ohne viel Handarbeit übersetzen

Das ist eine aus dem Leben gegriffene Aufgabestellung. In einem mehrsprachigen Land wie der Schweiz ist es nicht aussergewöhnlich, dass man seine Präsentationen in mehreren Fassungen bereithalten muss. Eine Kollegin fragte mich neulich, wie sie den Zeitaufwand für derlei Vorbereitungen reduzieren könnte. Der sei beträchtlich.

Bei normalen Dokumenten hilft uns die KI. Sie überträgt den Text in einem Rutsch. Wenn wir ein offenes Dateiformat wie Markdown verwenden, können wir die Arbeit von einem beliebigen Sprachmodell erledigen lassen. Es reicht, im Prompt darauf hinzuweisen, dass die Steuerzeichen unbedingt beibehalten werden sollen.

Bei Präsentationen sieht es anders aus. Dort sind die Texte über viele Textrahmen verteilt. Sie müssen einzeln bearbeitet, kopiert und übersetzt werden. Ich habe dieses Konzept bei einer früheren Gelegenheit kritisiert, sodass dieser Umstand hier Wasser auf meine Mühle ist.

Aber da diese Feststellung meiner Kollegin nicht weiterhilft, habe ich die folgenden drei Methoden ausprobiert, um ihr diese Arbeit zu erleichtern¹.

1) Deepl.com

Der Kölner Übersetzungsdienst arbeitete schon mit künstlicher Intelligenz, als dieser Begriff für viele von uns noch ein futuristisches Konzept und kein Alltagsbegleiter war. Vor neun Jahren liess er Google Translator und Konsorten links liegen. Heute ist er nicht mehr konkurrenzlos, aber weiterhin eine gute Wahl. Und eine Besonderheit ist der Dokumentübersetzer: Er überträgt, wie hier getestet, Worddokumente in Gänze.

Ein Testlauf zeigt, dass das auch mit einer Google-Präsentation klappt. Die Übersetzung benötigt nur punktuelle Nachbearbeitung:

• Zu kontrollieren und anzupassen ist der Textumbruch in den Rahmen. Bei meiner Übersetzung einer deutschen Vorlage ins Französische laufen diverse Texte deutlich länger. In Einzelfällen führt das dazu, dass einzelne Wörter hinter platzierten Bildern verschwinden oder nicht vollständig Platz auf der Folie finden.
• Bei einem eingebetteten Bild kam es zu leichten Farbveränderungen. Aus einem knalligen Magenta-Ton (ff0050) wurde eine leicht gräulichere Variante (ea3355) – wie auch immer das passiert sein könnte.

Ein kurzer Exkurs zum ersten Punkt: Es gibt die Möglichkeit, die Rahmen so zu formatieren, dass die Texte eingepasst werden. Die Software ändert Parameter wie Schriftgrösse und Zeilenabstand entsprechend. Das verringert den Arbeitsaufwand, oft aber auch die Layoutqualität. Darum: Verwendung auf eigene Gefahr.

• Bei Google Slides findet sich die Funktion Text an Form anpassen in den Formatierungsoptionen zu den Textrahmen, die über Format > Formatierungsoptionen angezeigt werden. Es kann sein, dass die Optionen im Abschnitt Grösse ändern inaktiv sind. Dann ist der Textrahmen mit anderen Objekten gruppiert, als Platzhalter auf einer Masterfolie platziert, als Tabelle angelegt oder mit der umgekehrten Option Form an Text anpassen ausgestattet.
• Bei Powerpoint lässt sich diese automatische Textgrössenanpassung vornehmen, indem wir auf ein Textelement rechtsklicken, Form formatieren aus dem Kontextmenü auswählen, in der Leiste rechts auf Textoptionen umschalten und dann (per Icon) Textfeld-Einstellungen aufrufen. Dort aktivieren wir den Automatismus über die Option Text bei Überlauf verkleinern. Es gibt alternativ die Optionen Grösse nicht automatisch anpassen und Grösse der Form dem Text anpassen. Und gut zu wissen: Hier können wir den Spaltensatz aktivieren, falls das nützlich sein sollte.

Exkurs Ende.

Diese Änderungen sind gegenüber der manuellen Übersetzung ein Klacks, sodass ich diesen Weg gern empfehle. Einige Dinge müssen unbedingt bedacht werden:

1. Mit der kostenlosen Version von Deepl lässt sich nur eine Datei pro Monat übersetzen. Für mehr braucht es das Pro-Abo für 7,50 Euro pro Monat.
2. Die Daten der kostenlosen Nutzer werden fürs Training der KI verwendet. Im Firmenumfeld und für sensible Inhalte ist das Bezahl-Abo daher zwingend. Die Datenschutzbestimmungen für die Firmenkunden werden als gut beurteilt.
3. Für Google-Präsentationen müssen wir einen Umweg beschreiten.

Dieser dritte Punkt rührt daher, dass Deepl keinen direkten Zugriff aufs Google Drive hat. Wir laden unsere Präsentation über Datei > Herunterladen > Microsoft Powerpoint herunter, setzen sie Deepl vor und importieren die übersetzte Variante wieder in die Workspace-Umgebung.

Der Import ist vergleichsweise umständlich: Wir legen eine neue, leere Präsentation an, betätigen Datei > Folien importieren, wechseln zur Rubrik Upload, platzieren die von Deepl hergestellte Datei und wählen alle Folien für den Import aus. (Alternativ deponieren wir die Datei per Drag-and-drop im Google Drive: Dann wird sie allerdings als PPTX-Datei markiert.)

Nebenbei bemerkt, sind es genau solche Szenarien wie das hier, die uns davon abhalten sollten, auf eine reine Cloudlösung zu setzen. Nur wenn wir selbst Herr oder Herrin unserer Daten sind, können wir solche individuelle, vom Hersteller nicht vorgesehene Arbeitsabläufe realisieren.

2) Smartcat.com

Smartcat.com ist eine Alternative zu Deepl, die ebenfalls Dateien übersetzt. Das Resultat für die Test-Präsentation ist brauchbar, aber im Vergleich zu Deepl weniger gut.

• Erstens sprachlich: Mein Titel «Videos im Browser schneiden» wird durch Smartcat mit «Couper des vidéos dans le navigateur» übersetzt. Soweit ich das beurteilen kann, ist das nicht falsch. Aber mir gefällt die Variante von Deepl besser: «Monter des vidéos dans le navigateur».
• Die Gestaltung ist bei Elementen, die im Französischen deutlich länger laufen als im Deutschen («Couper au niveau de la de Lecture» für «Am Playhead schneiden»), deutlich unordentlicher als bei Deepl.
• Schliesslich würde ich in dem Fall dem Unternehmen aus Köln gegenüber demjenigen aus Delaware einen Vertrauensvorschuss gewähren – bezüglich des Umgangs mit dem Datenschutz, und überhaupt.

3) Selbst übersetzen anhand des Datei-Quelltextes

Ein kleiner Nerdbonus: Klappt es, die Präsentation auf Dateiebene zu zerlegen und sie im Quellcode übersetzen zu lassen? Dazu habe ich folgendes Vorgehen gewählt:

1. Ich lade die Datei wiederum aus Google Slides herunter. Bei dieser Methode wähle ich nicht das Powerpoint-Format (PPTX), sondern ODP aus der Opendocument-Sphäre. Der Grund ist einfach: Bei Powerpoint gibt es für jede Folie eine separate Datei (slide1.xml, …), die separat übersetzt werden müsste. Bei ODP steckt die ganze Präsentation in einer einzigen Datei, nämlich in content.xml. Zur Extraktion verwenden wir 7-Zip.
2. Diese XML-Datei setze ich Claude und probehalber ebenfalls Gemini vor, mit der Anweisung, nur die Textelemente zu übersetzen und die XML-Struktur ansonsten intakt zu lassen.
3. Dann lege ich eine Kopie meiner Präsentation an und ersetze dort die Datei content.xml durch die Variante, die mir Claude übersetzt hat.

Fazit: Diese Methode klappt hervorragend – zumindest, wenn wir Claude die Arbeit an der XML-Datei anvertrauen². Gemini verhunzt sie, was alleine daran zu sehen ist, dass die Dateigrösse nach der Bearbeitung nur noch einen Bruchteil des Originals beträgt.

Fazit: Die KI von Anthropic verdient sich ein hohes Lob. Und wir kommen zum Schluss, dass nicht nur die klassische Arbeitsmethode mit offenen Dateien ein Segen ist. Mit offenen Dateiformaten können wir unsere Freiheiten als Nutzerinnen und Nutzer noch souveräner ausspielen.