Wie man ein lächerliches Google-Docs-Problem löst

Setzen sich die guten Produkte durch?

Wenn wir Google Docs als Beispiel nehmen, dann ist die Antwort ein klares Nein. Diese Textverarbeitung ist als modernere, einfachere Alternative zu Microsoft Word gedacht. Doch in diversen Bereichen fällt sie weit hinter ihr Vorbild zurück. Einige der Mankos legte ich bereits früher dar. Doch eine absolut idiotische Verhaltensweise lässt mir jedes Mal den Kamm schwellen, wenn ich gezwungen bin, dieses Schandmal aus dem Bereich der Produktivitätsprogramme zu verwenden (was aufgrund meiner Erwerbsarbeit leider häufig der Fall ist).

Die Arial hat ihren Zenit schon 2010 überschritten

Es handelt sich um folgendes Problem: Ich bin kein sonderlicher Freund der Arial, weil diese Schriftart schon vor anderthalb Jahrzehnten ihren Zenit überschritten hat. Google Docs scheint man sie nicht austreiben zu können. Falls man keine extremen Verrenkungen ausführt, hat man sie bei jedem neuen Dokument vor Augen.

Die extremen Verrenkungen funktionieren wie folgt:

1. Wir formatieren am besten nicht einen, sondern mehrere Absätze mit der gewünschten Schrift (weil dann mindestens eine Absatzmarke dabei ist).
2. Dann markieren wir diese Passage und betätigen erst den Befehl Format > Absatzstile > [Name des Stils, also z.B. Normaler Text] > [Name des Stils] entsprechend aktualisieren. Diese Vorgabe gilt fürs aktuelle Dokument.
3. Schliesslich klicken wir im Menü Format  auf Absatzstile > Als persönliche Standardstile speichern. Jetzt die Vorgabe global definiert.

Für alte Word-Hasen: Das Vorgehen entspricht beim zweiten Punkt der Änderung der Formatvorlage im aktuellen Dokument und beim Punkt drei in Normal.dot.

An dieser Stelle sollten bei einem neuen Dokument die getroffenen Vorgaben zum Zug kommen. In einem bestehenden Dokument wenden wir unsere Vorgaben an, indem wir den ganzen Text markieren und über Format > Absatzstile > Optionen > Meine Standardstile verwenden betätigen.

Darauf muss man auch erst einmal kommen!

Das ist nicht komplett unlogisch, aber auch meilenweit von jeder intuitiven Benutzerführung entfernt. Und nachdem ich mir das so eingerichtet hatte, ging mir ein weiteres Problem auf: Wenn ich ein Dokument fürs Archiv im Docx-Format herunterlade, bettet Google sämtliche Nicht-Arial-Fonts ein. Ein normalerweise 10 kB grosses Dokument wird dadurch 50, 70 oder 500 kB gross. Den meisten Leuten dürfte das herzlich egal sein. Aber ich halte es für sinnlos, in meiner Ablage die gleichen Fonts Dutzende oder Hunderte Male zu deponieren. Lösen liesse sich das Problem dadurch, dass das Dok in Word geöffnet und ohne eingebettete Schriften neu gespeichert wird¹. Auch sehr umständlich.

Angesichts dieser unerfreulichen Beobachtung rang ich mich durch, die Arial zähneknirschend als Standardschrift zu akzeptieren. Trotzdem suchte ich nach einer Methode, einzelne Dokumente nach Bedarf von der Arial zu befreien – und das natürlich, ohne dass ich Absatzformat für Absatzformat manuell abändern muss. Und ja, an dieser Stelle muss ich die Feststellung wiederholen, dass es in Google Docs keine Dokumentvorlagen gibt. Die Empfehlung lautet oft, darum einfach ein normales, entsprechend formatiertes Dokument bereitzuhalten und bei Bedarf eine Kopie anzuliegen. Das ist langwierig und man muss bereits bei der Erstellung daran denken.

Die KI hilft mit einem Script weiter

Darum hatte ich eine andere Idee: Die ist einigermassen naheliegend. Nämlich, die Arbeit von einem Script erledigen zu lassen. In Google Docs gibt es seit Urzeiten (2009) eine Automatisierungsumgebung. Apps Script verwendet Javascript, aber dank KI müssen wir uns nicht die Hände damit schmutzig machen.

Es funktioniert wie folgt:

1. Wir klicken in Google Docs im Menü auf Erweiterungen > Apps Script.
2. Es erscheint eine Code-Ansicht, in der wir in der Menüleiste unser Projekt benennen.
3. Im Code-Bereich (Code.gs) geben wir bei function myFunction() den Code ein, den wir uns von einem Sprachmodell bereitstellen lassen.
4. Im Prompt geben wir an, wie die einzelnen Absatzformate formatiert sein sollen. Wir verlangen, dass die vorhandenen Formate entsprechend aktualisiert und der Text angepasst werden soll². Natürlich sind beliebige Varianten denkbar – zum Beispiel eine, die lediglich Absätze mittels Abständen gliedert³.
5. Wir speichern und führen das Script aus.
6. Bei der ersten Ausführung erscheint der Dialog Autorisierung erforderlich. Wir klicken erst auf Berechtigungen überprüfen und dann im Warndialog via Erweitert auf [Name des Scripts] öffnen (unsicher).

Die KI (ChatGPT oder auch Gemini) fügt auf Wunsch auch einen onOpen-Befehl ins Script ein. Der führt dazu, dass das Script nicht über die Entwicklerumgebung ausgeführt werden muss, sondern via Menü zur Verfügung steht (für mich hat sich ChatGPT den Menüpunkt «Format-Helfer» einfallen lassen).

Die Liebesmüh war fast umsonst

So super das klingt, es gibt einen dicken Pferdefuss. Das Script hängt am aktuellen Dok und ist nicht universell verfügbar. Um es nicht mühsam manuell kopieren zu müssen, kämen wir nicht um die oben verschmähte Dokument-Kopiererei herum.

Natürlich sticht uns in der rechten oberen Ecke der Entwicklerumgebung der Knopf Bereitstellen ins Auge (Englisch: Deploy). In der Tat gibt es so die Möglichkeit, das Projekt als Web-App, ausführbare API, Add-on oder Bibliothek unter die Leute zu bringen. Für uns wäre ein Add-on optimal. Es zeigt sich allerdings, dass wir dafür ein Google Cloud Platform-Projekt anlegen müssten. Das entpuppt sich als unvertretbar aufwendig.

Das bringt uns nach einem längeren Exkurs leider wieder an die Stelle, an der wir am Anfang schon waren: zur Erkenntnis, dass Google Docs im Vergleich zum Vorbild und ungeliebten Nebenbuhler ein gewaltiger Rückschritt darstellt. In Word ist es keine Hexerei, ein Script über die erwähnte Datei normal.dot in jedem Dokument bereitzustellen und simplen Automatisierungen Tür und Tor zu öffnen.