Falls euch Google Docs auch in die Irre führt

Die Dateiverwaltung in Google Docs ist grosser Mist – zu dieser Feststellung stehe ich weiterhin. Ich bin sogar in der Lage, sie durch zwei weitere Indizien zu untermauern. Es handelt sich um zwei alltägliche Aufgaben, die zwar nicht unmöglich sind. Aber wir müssen sie auf eine so umständliche Weise bewältigen, dass ich regelmässig vergesse, wie es geht.

Dieser Blogpost ist daher eine Gedächtnisstütze für mich. Und ein Dienst an der Öffentlichkeit – zumindest unter der Voraussetzung, dass nicht bloss ich auf dem Schlauch stehe, sondern auch andere Leute Mühe mit Googles Bedienkonzepten haben. Also:

1) Die Ablage in Google Drive öffnen, in der ein Dokument gespeichert ist

Ausgangslage: Wir haben ein Dokument (Text, Tabelle oder Präsentation) geöffnet. Wir möchten zum Ordner wechseln, in dem dieses Dokument auf Google Drive abgelegt ist. Denn dort liegen weitere Dateien, die im aktuellen Kontext wichtig sind.

Wie geht das am einfachsten? Naheliegend wäre, im Menü Datei auf Details zu klicken. Im Dialog steht das übergeordnete Verzeichnis – mehr aber auch nicht. Der Ordner von hier aus nicht direkt geöffnet werden. Wir müssten selbst zu Drive wechseln und nach dem Ordner suchen. Viel zu umständlich!

Es geht zum Glück einfacher: Dazu achten wir auf die Symbole, die hinter dem Dateinamen in der Titelleiste stehen. Zwischen Stern und Status findet sich der Befehl Verschieben.

Klicken wir den an, erscheint ein Dialog, in dem wir das Ziel der Verschiebeaktion auswählen könnten. Da es uns nicht um eine Umplatzierung geht, ignorieren wir den unteren Bereich und achten stattdessen auf die Angabe Aktueller Speicherhort. Hier ist wiederum das Verzeichnis angegeben. Daneben befindet sich ein Pfeilsymbol. Klicken wir das an, wird der Ordner, in dem das Dokument abgelegt ist, in einem neuen Reiter geöffnet.

2) Wer ist Eigentümer eines Dokuments?

Ausgangslage: Wir haben ein Dokument erhalten, das an eine grosse Anzahl von Leuten freigegeben wurde. Wir möchten herausfinden, wer es erstellt hat – vielleicht aus reiner Neugierde, oder aber um bilateral eine Frage zu stellen.

Wir klicken auf den Knopf Freigeben rechts oben. Es erscheint ein Dialog, in dem alle Leute mit Zugriffsrechten (Mitarbeiter, Betrachter, Kommentatoren) aufgeführt sind. Man würde erwarten, dass der Eigentümer am Anfang der Liste aufgeführt ist. Das ist manchmal der Fall – aber manchmal auch nicht. Wie finden wir ihn heraus, wenn wir keine Lust haben, durch die ganze Liste zu scrollen? (Oder wenn wir das bereits erfolglos versucht haben? Mein Eindruck ist, dass unter gewissen Umständen der Ersteller gar nicht ausgewiesen wird.)

Bei dieser Aufgabe kommt uns der erste Tipp zu Hilfe: Wir öffnen wie oben beschrieben die Ablage in Google Drive. Wir lokalisieren das Dokument in der Ablage und achten auf den dazugehörenden Menübefehl. Er ist an den drei Punkten erkennbar und findet sich im Rasterlayout in der rechten oberen Ecke. In der Listenansicht ist er am rechten Rand zu finden. Wir klicken ihn an und betätigen Dateiinformationen > Details.

Es erscheint eine Leiste am rechten Rand mit einigen Meta-Angaben wie z.B. den Zugriffsrechten. Im Abschnitt Dateidetails ist nun – endlich! – der Ersteller ersichtlich.

Bonustipp: Diese Ansicht ist praktisch, da sie auch Erstellungs- und Änderungsdatum, plus einige weitere Informationen preisgibt. Unter Aktivität ist die Bearbeitungshistorie zu sehen. Im geschäftlichen Umfeld (mit Google Workspace) lässt sich unter Genehmigungen ein Abnickungs-Prozess anstossen.