Beitragsbild: Wie Outlook Express, nur etwas frischer (Zombie von Daniel Hollister/Flickr.com, CC BY 2.0).
In Windows 10 und 11 gibt es eine Apps fürs Mail und Kalender. Der Funktionsumfang ist bei beiden so rudimentär ausgefallen, dass man sie nicht ernsthaft empfehlen kann: Darum lautete mein Tipp weiterhin Mozilla Thunderbird; auch wenn dieses Programm inzwischen etwas aus der Zeit gefallen scheint. Beim Kalender nutze ich Google Calendar im Browser: Das ist nicht schön oder einfallsreich, erfüllt aber den Zweck.
Microsoft hat inzwischen selbst gemerkt, dass diese Apps keinen wirklichen Grund liefern, Mail und Kalender nicht über den Browser zu nutzen. Deswegen ist eine App namens Outlook for Windows in Arbeit, die die Mail- und Kalender-App ablösen soll. Sie läuft bei Microsoft unter dem Code-Namen «Project Monarch».
Nun könnte man an dieser Stelle lange darüber streiten, ob es nicht sinnvoller wäre, die Mail- und Kalender-App weiterzuentwickeln, statt demnächst eine neue App zu lancieren, die obendrein den Namen Outlook trägt. Wir erinnern uns an das Outlook Express-Drama: Dieses Programm erschien zu Zeiten von Windows 98 und blieb uns bis zu Windows XP erhalten. Über die ganze Lebenszeit des Produkts kam es zu Verwechslungen mit Outlook aus Office, das zwar ein Namensvetter war, aber erstens gekauft werden musste, zweitens einen viel grösseren Funktionsumfang, drittens eine andere Zielgruppe und viertens eine viel höhere Komplexität hatte.
Outlook für immer?
Dieses Problem wieder aufzuwärmen, scheint mir nicht sinnvoll. Und mir gefällt auch, Kalender und Mail in zwei separaten Apps unterzubringen, anstelle eine Anwendung für beide Zwecke bereitzustellen. Aber man kann einwenden, dass Microsofts Webmaildienst namens outlook.com inzwischen fast zehn Jahre auf dem Buckel hat und viele Leute den Begriff Outlook mit dem Nachfolger von Hotmail in Verbindung bringen und nicht mehr an das Programm aus Office denken.
Wie auch immer: Entscheidend ist, was Outlook for Windows zu bieten hat. Ich habe die App heruntergeladen. Sie ist im Microsoft Store zu finden, aber bislang regulär nicht herunterzuladen – der entsprechende Knopf fehlt nämlich. Ich habe jedoch hier einen Trick gefunden, wie es trotzdem geht.
Dazu verwendet man den Online link generator for Microsoft Store: Man wählt bei der Dropdown-Liste links ProductID aus, trägt ins Feld den Code 9NRX63209R7B ein und klickt auf den Haken. (Was in der Dropdown-Liste mit dem Kanal steht, ist gleichgültig.)
Nun erscheint eine Liste mit Links zum Store, aus der man den passenden Eintrag mit Endung .msix und der gewünschten Plattform auswählt. (x64 für die 64-Bit-Variante von Windows für Intel-Prozessoren.)
Nutzer von Outlook.com finden sich sofort zurecht
Nun lässt sich Outlook installieren und ausprobieren.
Das Programmfenster von Outlook for Windows erinnert an die Oberfläche von outlook.com: Wer den kennt, findet sich sofort zurecht. Am rechten Rand finden sich nebst den Icons fürs Mail und Kalender auch Symbole fürs Adressbuch, für Microsoft To Do, Word, Excel und Powerpoint, sowie ein Link namens More Apps, über den Onenote erreichbar ist.
Nach der Anmeldung wird ein allenfalls vorhandenes Outlook.com-Konto sofort hinzugefügt. In den Einstellungen bei Konten > E-Mail-Konten soll es künftig auch möglich sein, Mail-Accounts bei Drittanbietern einzubinden. Dort sind auch bereits die Logos von Gmail und Yahoo zu sehen, aber bislang heisst es bloss, «die Unterstützung für zusätzliche Konten sei in Kürze verfügbar». Da aber die mobile Outlook-App für Android und das iPhone/iPad hervorragend mit «normalen» Mailkonten harmonieren, habe ich jedoch keine Zweifel, dass das auch mit dieser Windows-App der Fall sein wird.
Der sortierte Posteingang
Outlook für Windows hat den zweigeteilten Posteingang, der wie bei der den mobilen Apps und Outlook.com eine Zweiteilung in Relevant und Sonstige vornimmt. Ich nutze Outlook in der iPhone-App seit Jahren für meine beruflichen Mails und habe diese Trennung schätzen gelernt: Sie benötigt zwar einen Initialaufwand, indem unwichtige Mails manuell in die Sonstige-Box verschieben muss. Aber dieser Arbeit lohnt sich, da nach einiger Zeit in der Box Relevant wirklich nur noch die wichtigen Nachrichten verbleiben.
Für die Mails gibt es zwei Menübereiche, nämlich Startseite und Ansicht. Für markierte Nachrichten hat man die Möglichkeit, sie als gelesen/ungelesen zu markieren, mit einer Etikette oder einem Fähnchen zu versehen oder über die Reiszwecke anzuheften. Und es gibt den Befehl Erneut erinnern, der die Nachricht aus dem Posteingang verschiebt und sie zur angegebenen Zeit hervorholt.
Ist man mit einer Nachricht fertig, kann man sie archivieren, als Spam melden oder über den Befehl Nachricht aufräumen in einen bestimmten Ordner verschieben, wobei Nachrichten vom gleichen Absender künftig ebenfalls dort landen.
In den Ansichtseinstellungen macht man das Design luftiger oder enger und lässt sich Nachrichten über den Befehl Plastischer Reader ohne Ablenkung anzeigen. Und natürlich gibt es eine Suchfunktion. Die steckt prominent zuoberst in der Programmleiste.
Besser als gedacht
An dieser Stelle lässt sich ein erstes Fazit ziehen: Outlook for Windows gefällt mir gut: Die App hält genau die Befehle bereit, die ich von einer modernen und übersichtlichen Mail-App erwarte. Die Verweise auf all die anderen Microsoft-Dienste sind mir zu aufdringlich – denn nebst der Leiste links mit Word, Excel und Co. finden sich in der Menüleiste weitere Icons zu Onenote und den Premium-Funktionen von Microsoft 365.
Aber gut, dass Windows immer mehr zu einem Marketing-Vehikel für Microsofts Cloud-Produkte wird, hat sich bereits bei Windows 11 und der aufdringlichen Teams-Integration gezeigt. Trotzdem: Es ist eine Gratwanderung, und ich bin nicht sicher, ob Microsoft weiss, wo die Grenzen liegen – siehe dazu auch diese Meldung hier: Microsoft und Google sind wegen Werbung in ihren Mail-Apps in der Kritik.
Funktionell noch nicht überzeugt bin ich vom Kalender-Modul: Dort fehlt noch immer eine der Funktionen, die ich für elementar halte – nämlich die Möglichkeit, einem Ereignis mehr als eine Erinnerung zuzuweisen.
Beitragsbild:
Sie legen doch Wert auf Backup-Möglichkeiten, die in ihren Artikeln zu E-Mail-Programmen jeweils erwähnt werden.
Wo legt nun diese App die Daten ab bzw. kann ich einen eigenen Ordner für die Mail-Daten festlegen?
Falls die Daten nicht lokal heruntergeladen würden und auf dem Mailserver verblieben, wäre bei Mailabfrage im Browser mein bluewin-Problem gelöst, wo bald der halbe Bildschirm mit Werbung zugekleistert werden soll. Da möglicherweise ein Frame dabei fix mit Werbung belegt wird, könnten Werbeblocker vielleicht dann auch nichts ausrichten.
Outlook legt die heruntergeladenen E-Mails in einer PST-Datei im Profil ab. Ob das bei „Outlook for Windows“ auch so ist, oder ob dieses als Store-Anwendung einen anderen Speicherort hat, habe ich noch nicht ausprobiert und eine Dokumentation dazu finde ich leider gerade nicht.
Grundsätzlich kannst Du bei Bluewin über IMAP auf Deine E-Mails zugreifen. Dann bleiben sie auf dem Server gespeichert. Du kannst sie auch in Ordner einsortieren und ein auf dem Smartphone gelesenes E-Mail wird auch auf dem PC als gelesen markiert und umgekehrt. Nachteil: Die Postfachgrösse ist auf 5 GB beschränkt. Das kann knapp werden, besonders, wenn man viele E-Mails mit Anhängen bekommt. Aber wenn es jetzt beim Zugriff über den Browser ausreichend war, sollte es auch in Zukunft so sein.
Als Client würde ich Mozilla Thunderbird empfehlen. Outlook hat sich in der Vergangenheit als nicht sehr guter IMAP-Client herausgestellt.
Das ist ein berechtigter Einwand: Wenn es um die Datensicherheit und die Hoheit über die eigenen Daten geht, muss ich dringend von Outlook for Windows abraten. Wie bei UWP-Apps üblich, ist das Programmverzeichnis so gut versteckt, dass man nur mit brachialen Methoden (Systemberechtigungen umbiegen) an sie herankommt. Darum ist es mit vernünftigen Methoden nicht möglich, die Datenablage selbst zu sichern.
Es gibt in Outlook for Windows einen Exportbefehl: Er findet sich in den Einstellungen unter Allgemein > Datenschutz und Daten > Postfach exportieren. Allerdings wird dabei nicht die lokal gespeicherte Datendatei exportiert. Vielmehr werden die Daten auf dem Server zusammengezippt und über einen Downloadlink angeboten. Es heisst denn auch: «Dieser Vorgang kann bis zu vier Tage dauern. Nachdem Ihre Kopie fertig ist, erhalten Sie ein E-Mail mit einem Link zum Herunterladen des Inhalts aus Ihrem Postfach». Mit anderen Worten: Für Backup-Zwecke ist das völlig unbrauchbar.
So gesehen sollte man Outlook for Windows eher als Webanwendung betrachten. Fürs lokale Backup bräuchte man eine separate Strategie – und ja, das macht es für mich nahezu nutzlos.
Ich muss mich korrigieren. Outlook for Windows speichert seine Daten nicht im versteckten Programmverzeichnis, sondern unter C:\Users\[Benutzer]\AppData\Local\Packages\Microsoft.OutlookForWindows_8wekyb3d8bbwe. Ich habe hier allerdings nichts gefunden, was nach einer PST-Datei o.ä. aussehen würde. Ich vermute, dass Outlook bloss Online-Daten zwischenspeichert und als «echter» Mailclient mit Offline-Fähigkeiten nichts taugt. Aber dieser Frage müsste man noch vertieft nachgehen.
Was ich suche, ist eine E-Mail-Lösung für das schnelle Checken von Mails auf meinen Bluewin/Bluemail-Accounts auf dem Desktop-Rechner. Dazu genügte die Weblösung der Swisscom. Ansonsten ist Thunderbird mein Mail-Programm.
Da nun diese Weblösung der Swisscom werbeversaut ist, ist das schnelle Checken wegen der nutzbaren, halbierten Webseite unbrauchbar geworden. Einfach zahlen, damit keine Werbung erscheint, ist aufgrund der doch hohen Swisscom-Gesamtkosten (mobil, Internet, Fernsehen) eine Zumutung.
Mit den Stichworten «mail client no local storage» oder «Windows Mail App no Local Storage» bin ich bei meiner Webrecherche etwas weiter gekommen. Die Meinung herrscht, bei IMAP würden keine Daten heruntergeladen, im Unterschied zu POP3. Die Windows Mail App scheint vielleicht doch die einzige Desktop-Lösung zu sein, wo die Daten auf dem Mail-Server verbleiben würden. Die Kommentare dazu wirken aber nicht so professionell eindeutig.
Überhaupt ist die Swisscom-Weblösung im Vergleich zu Proton-Web doch sehr primitiv gestaltet. Bevor Swisscom mit ihrer Lösung noch Geld fordert, hätten sich deren Entwickler mal andere Lösungen anschauen können, um Verbesserungen einfliessen zu lassen. (Proton ist lediglich mein privates, persönliches Mail ohne Provider-Mitleser; deshalb auch kein Siri etc.)