Microsofts hilfreicher Windows-Geist

Power Automate Desktop von Microsoft automatisiert wiederkehrende Abläufe. Auf den ersten Blick wirkt die Anwendung kompliziert. Doch bei einem Test erledigt sie die Aufgabe unbürokratisch.

Eine Software, die schon ewig der Besprechung harrt, ist Power Automate. Das ist Microsofts Umgebung für Automatisierungsaufgaben. Es gibt sie seit 2016 und sie wird oft mit Automator von Apple verglichen. Nicht ganz zu Recht, wie ich finde. Natürlich beackern beide das gleiche Aufgabengebiet, indem sie uns Nutzern wiederkehrende Aufgaben abnehmen wollen. Aber die Höhe der Einstiegshürden ist unterschiedlich: Mit Automator kommt man ruckzuck zurecht.

Automate hingegen erschliesst sich einem nicht sogleich, weswegen ich die Behandlung hier im Blog auch vor mir hergeschoben habe: Die Gefahr, dass ich Unsinn schreibe, weil ich die Funktionsweise nicht komplett durchdrungen habe, ist relativ gross. Aber da ich einen Informationsauftrag habe, gibt es heute kein Zurück. Hier kommt die grosse Vorstellung von Power Automate Desktop; einer Software, die man hier kostenlos herunterlädt.

Die Begrüssung fällt nüchtern aus.

Startet man sie, erscheint ein Fenster, das mit Meine Flows überschrieben und komplett leer ist. Hilfreich an dieser Stelle wären einige Beispiele, die einem den Einstieg erleichtern würden.

Aber es muss auch ohne gehen. Klickt man auf Neuer Flow, wird man nach der Benennung gefragt. Nun müsste man natürlich eine Idee haben, was man automatisieren möchte.

Die WordPress-Backups automatisieren

Ich entschliesse mich, zu Testzwecken bei dem Projekt anzusetzen, das ich im Beitrag Eine artistische Windows-App für Ordnungsfanatiker angerissen habe. Es geht dabei um die Sicherung meiner Blogs, die über die Exportfunktion von WordPress erfolgt¹. Die damals vorgestellte App File Juggler komprimiert die Archivdatei und legt sie automatisch in den passenden Ordner. Allerdings muss ich den Download manuell initiieren.

Es wäre natürlich toll, den ganzen Prozess zu automatisieren: Ich starte meinen Flow und bei allen Websites, die ich bereue, wird ein Archiv erstellt, heruntergeladen und verräumt – eine grosse Erleichterung!

Ich nenne meinen Flow also «Clickobackup» und lege ihn an, woraufhin ein etwas einschüchterndes Fenster aufgeht.

Es erinnert Entwicklungsumgebung und stellt unzählige Aktionen zur Verfügung. Die sind am linken Rand in diverse Kategorien wie Variablen, Bedingungen, Schleifen, Warten, System, Datei, Drucker, Ordner, Komprimierung, UI-Automatisierung, Web, Excel, Datenbank, E-Mail, Text, OCR, Kryptografie, XML, PDF, FTP und so weiter sortiert. Sie lassen keinen Zweifel daran, dass man es mit einem typischen Microsoft-Produkt zu tun hat: Es ist leistungsfähig, aber womöglich auch ein echter Overkill, wenn man bloss vergleichsweise simple Ansprüche hat.

Das Geklicke im Browser aufzeichnen

Aber gut, es gibt die Möglichkeit, Abläufe aufzuzeichnen. Dazu gibt es zwei Knöpfe in der Symbolleiste am oberen Rand, nämlich den Web-Recorder und den Desktop-Recorder. Startet man den Web-Recorder, wird man nach dem bevorzugten Browser gefragt und dann instruiert, man müsse erst eine Erweiterung installieren.

Ich installiere also diese Erweiterung hier für Firefox; für Chrome wäre sie hier zu finden.

Nun kommt der grosse Moment: Ich starte die Aufzeichnung und exerziere vor, wie der Export ausgeführt wird. Ich öffne im WordPress-Backend den Bereich Werkzeuge > Daten exportieren und klicke auf den Knopf Export-Datei herunterladen.

Das sind die beiden Befehle, die der Web-Recorder aufgezeichnet hat.

Und das wars auch schon. Ich stoppe die Aufnahme und es erscheint ein Miniprogramm mit zwei Befehlszeilen. Die erste ist mit Neue Firefox-Instanz starten angeschrieben, die zweite mit Drücken Sie auf eine Schaltfläche – also das, was ich getan habe. Und tatsächlich: Klicke ich probehalber auf den Ausführen-Knopf, dann wiederholt sich die Download-Aktion wie von Geisterhand.

Es geht!

Damit bin ich fürs Erste zufrieden. Natürlich muss ich, damit alle meine Websites gesichert werden, auch die anderen Domänen hinzufügen – was man eleganterweise so erledigen könnte, dass die gleichen beiden Befehle in eine Schleife eingebaut werden, mit der eine Liste von allen meinen WordPress-Instanzen durchlaufen wird.

Ich könnte File Juggler ausserdem überflüssig machen, indem ich via Desktop-Recorder auch die Komprimierung und Archivierung der Exportdatei durch Power Automate erledigen liesse – denn natürlich ist es sinnvoll, eine solche Aufgabe nicht auf mehrere Programme zu verteilen, sondern in einem Rutsch erledigen zu lassen. Und natürlich würde man auch den wp-content-Ordner lokal sichern wollen – auch das eine Aufgabe, die man in den «Clickobackup»-Flow würde einbauen wollen.

Ohne Zweifel wird mich schon bald der Hafer stechen und ich werde meinen Flow entsprechend perfektionieren. Doch an dieser Stelle geht es mir darum, einen Eindruck von Power Automate zu vermitteln – für eine Einführung in dieses Werkzeug wäre ein Buch besser geeignet als ein einzelner Blogpost.

Das Resultat der Bemühungen: Ein Flow fürs automatische WordPress-Backup.

Und dieser erste Eindruck ist positiv: Dass es mir aus dem Stand gelungen ist, die erstbeste Aufgabe zu lösen, die mir eingefallen ist, deute ich als gutes Zeichen. Denn im Vergleich dazu bin ich am iPhone mit der Kurzbefehle-App bei allen meinen konkreten Automatisierungsideen gescheitert – darüber habe ich mich ausführlich im Beitrag Ein paar neue Kurzbefehle-Tricks beklagt.

To be continued…

Über meine weiteren Experimente mit Power Automate werde ich im Blog berichten. Ich habe auch schon eine komplexere Angelegenheit im Auge. Die dreht sich wiederum um meine Blogs: Ich möchte, dass Bilder fürs Blog automatisch mit dem passenden Dateinamen versehen, lokal in Originalgrösse archiviert und fürs Blog auf  die richtige Grösse skaliert und in die Medienübersicht hochgeladen werden. Wenn sich das automatisieren liesse, wäre das eine grosse Zeitersparnis.

Ich bin gespannt, wie gut das klappt. Power Automate stellt FTP-Befehle bereit, sodass man Bilder auch direkt an WordPress vorbei in den passenden Ordner auf dem Webserver verfrachten kann. Was komplett fehlen, sind Befehle für den Umgang mit Bilddateien: Die müsste man durch Steuern passender Apps wie Photoshop oder Irfanview auf die passenden Dimensionen fürs Web herunterrechnen. Das ist möglich, weil man lokal auch beliebige Apps steuern kann. Trotzdem ist anzunehmen, dass solche Workflows nicht gerade sonderlich robust sind.

Power Automate am iPhone: Hier gibt es unzählige Vorlagen für die Automatisierungen.

Noch zwei Bemerkungen:

  • Natürlich würde man einen Flow gerne über eine Verknüpfung auf dem Desktop ausführen wollen. Das scheint bislang aber noch nicht zu gehen.
  • Es gibt von Power Automate auch mobile Varianten fürs iPhone und für Android. Die stellen für Automatisierungen Vorlagen zur Verfügung, was den Einstieg etwas einfacher macht. Für mich hat die App bislang keine wirklich drängenden Probleme gelöst; was aber daran liegen drüfte, dass ich kein intensiver Microsoft-365-, Sharepoint- und Azure-Nutzer bin. Trotzdem werde ich mich nach Tipps zu dieser App umsehen und, falls genug zusammenkommt, einen Blogpost dazu nachreichen.

Fussnoten

1) Ich weiss, dass das nicht der Weisheit letzter Schluss ist. Einige Worte zu meiner WordPress-Backup-Startegie gibt es demnächst hier im Blog.

Beitragsbild: Keine Angst, er will nur helfen (Karolina Grabowska, Pexels-Lizenz).

Autor: Matthias

Computerjournalist, Familienvater, Radiomensch und Podcaster, Nerd, Blogger und Skeptiker. Überzeugungstäter, was das Bloggen angeht – und Verfechter eines freien, offenen Internets, in dem nicht alle interessanten Inhalte in den Datensilos von ein paar grossen Internetkonzernen verschwinden. Wenn euch das Blog hier gefällt, dürft ihr mir gerne ein Bier oder einen Tee spendieren: paypal.me/schuessler

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