Der Mailvogel ist gelandet

In diesem Blog predige ich ständig, dass man alte, vom Hersteller nicht mehr unterstützte Programme nicht weiterverwenden soll. Wegen des Sicherheitsrisikos, Kompatibilitätsproblemen – und weil man nicht in der Vergangenheit leben soll.

Selbst halte ich mich nur bedingt an diesen Rat. Ich nutze noch immer – und das ist jetzt wirklich ein wenig peinlich – Windows Live Mail. Dieses Programm kam 2006 heraus und hat es bis 2017 gemacht. Es in die Wüste zu schicken, ist überfällig.

Es gibt zwei Gründe, weswegen das Windows Live Mail hier noch immer den Dienst verrichtet.  Erstens gibt es keine offensichtliche Alternative. Zweitens habe ich ausgeklügelte Arbeitsabläufe beim Mail, die sich nicht so ohne Weiteres über den Haufen werfen lassen.

Was die Alternativen angeht, werden manche Leute aufschreien und Mozilla Thunderbird in die Runde werfen. Das nutze ich tatsächlich; aber nicht für meine Hauptkonten.

Mozillas Engagement bei Thunderbird könnte grösser sein

Und das hat nun wiederum zwei Ursachen:

Erstens ist Thunderbird nicht das, was ich eine moderne Anwendung nennen würde. Die Mozilla-Stiftung tut vieles, um den Firefox-Browser auf der Höhe der Zeit zu halten. Beim Mailprogramm ist das Engagement nicht ganz so gross. Auch wenn man froh sein darf, dass es nicht eingestellt worden ist.

Zweitens passt Thunderbird schlecht in meine Backup-Strategie. Wer dieses Blog hier liest, der weiss, dass mir die lokale Datenhaltung wichtig ist. Ich würde daher niemals alle meine Mails einfach bei Gmail abladen und es damit gut sein lassen. Ich will meine Maildaten lokal haben – und diese lokalen Daten auch korrekt datensichern.

Das ist bei manchen Mailprogrammen kniffliger als bei anderen. auch deswegen, weil es in meinem Mailarchiv gegen 200’000 Nachrichten gibt.

Die Geissel der Menschheit namens «Outlook.pst»

Nutzt man beispielsweise Outlook von Microsoft – was man keinesfalls tun sollte – dann hat man eine einzige Datei, die berühmt-berüchtigte Outlook.pst-Datei. Die enthält alles und ist entsprechend riesig. Wenn man die nun als Ganzes nach jedem einzelnen Spam-Mail auf seine Backup-Festplatte kopieren muss, dann dauert das ewig. Beim Backup via WLAN oder offsite via Internet kann man die Sache gleich ganz vergessen – da kommt man mit Kopieren nicht mehr hintendrein.

Mozilla Thunderbird speichert die Mails pro Mailordner in einer Datei ohne Dateiendung. Diese Dateien verwenden das Mbox-Format. Sie neigen dazu, ebenfalls gross zu werden.

Man kann bei Thunderbird seine Mailablage so organisieren, dass das Backup relativ zügig geht. Dazu verwendet man Archivordner, in die man die schon etwas älteren Mails ablegt. So bleiben die Ordner, bei denen ständig neue Mails hinzukommen, klein und sind leicht kopierbar. In gewissen Abständen, zum Beispiel alle drei Monate, verschiebt man dann die abgearbeiteten Nachrichten in den Archivordner – woraufhin der dann wieder im Backup landet.

Und man könnte auch mit Mailstore operieren. Siehe Vier Tricks fürs altehrwürdige E-Mail.

Kein Mikromanagement, bitte schön

Aber auch das ist mir zu viel Mikromanagement. Ich will ein Mailsystem, bei dem die Datensicherung «einfach so» funktioniert. Und das ist bei Windows Live Mail der Fall. Es funktioniert wie z.B. bei Apple Mail: Es gibt pro Nachricht eine einzelne Datei (eml). Das ergibt zwar sehr viele kleine Dateien, was auch nicht sehr effizient ist. Aber das lässt sich in den Griff bekommen, zum Beispiel mit einem effizienten Archivierungsprogramm.

Kleiner Einschub: Man kann Thunderbird so konfigurieren, dass ebenfalls einzelne .eml-Maildateien verwendet werden. Mehr dazu beschreibt der Beitrag Maildir-Format in Thunderbird. Das war mir bisher nicht bekannt und ich werde dieser Maildir-Sache nachgehen müssen.

Doch bis dahin verfolge ich hier den ursprünglichen Plan und stelle Alternativen zu Windows Live Mail vor. Denn auch wenn dort die Mail-Archivierung reibungslos funktioniert, kann es nicht ewig so weitergehen.

Erste Alternative heute: Mailbird.

Dieses Programm existiert bislang nur für Windows. Es macht gewisse Anleihen beim ehemals beliebten Sparrows-Mailprogramm für den Mac, das von Google vom Markt weggekauft und eliminiert worden ist. Es lässt sich gratis nutzen, doch für die Pro-Funktionen muss man zahlen: Einmalig 99 US-Dollar oder 39 US-Dollar bei monatlicher Miete.

Optisch auf der Höhe der Zeit

Bei diesem Preis liegen die Erwartungen natürlich hoch. Mailbird hat eine moderne, überschaubare und klar gestaltete Oberfläche und sieht nach App aus, nicht nach klassischem Windows-Programm. Und man findet die Funktionen, die man heute nicht mehr missen will:

Anpassbare Oberfläche

Man kann (in den Einstellungen links oben bei Erscheinungsbild) den Lesebereich ein- und ausblenden und die Liste der Mails entweder als Spalte am linken Rand oder als Zeile oberhalb des Lesebereichs platzieren. Es gibt mehrere Farbschemen, man kann Nachrichten nach Konversationen gruppieren, etc. Das ist hübsch.

Simple Suche

Die Qualität eines Mailprogramms steht und fällt mit der Suchfunktion. Bei Mailbird gibt es ein Suchfeld, in das man irgend ein Stichwort eintippt. Es erscheinen dann auch gleich passende Nachrichten. Wie gut das bei 200’000 Mails funktioniert, habe ich bislang nicht ausprobiert, weil ich für den Test nicht meinen ganzen Mailbestand importieren wollte. Für eine nähere Evaluation würde ich das aber tun.

Es fällt auf, dass sich die Mailliste nicht weiter sortieren oder filtern lässt. Das ist ein grosses Manko – gerade im Vergleich zur hervorragenden Suchfunktion von Thunderbird, bei der man automatische Filter erhält und die Resultate nach Ordner, Kontakt bzw. Absender und Empfänger und über die Zeitleiste auch sehr einfach nach Zeitbereich eingrenzt.

Bei der Suche liegt die Latte hoch – und Mailbird fliegt fadengerade unten durch. Und die Einschränkung für die Maillisten gilt auch für die normale Ansicht. Auch da gibt es offenbar noch nicht einmal eine Sortiermöglichkeit. In diesem, zwei Jahre alten Beitrag in der Hilfe heisst es, es gebe noch keine Sortiermöglichkeit. Als Ersatz wird die Gruppierung nach ungelesenen Mails und nach Absender vorgeschlagen.

Nachrichten zurückstellen

Möchte man sich nicht sofort mit einem Mail beschäftigten, stellt man es auf Snooze und wählt einen passenden Termin für die Wiedervorlage (zur Auswahl stehen u.a.  Im Lauf des Tages, Heute Abend, Morgen, Dieses Wochenende, Nächste Woche, Irgendwann und Datum und Uhrzeit auswählen. Dann verschwindet es bis zum angegebenen Zeitpunkt aus dem Posteingang.

Erweiterungen

Über das Menü in der linken unteren Ecke gelangt man zu den Erweiterungen, wo diverse Möglichkeiten zum Ausbau des Funktionsumfangs zur Verfügung stehen: Google Kalender, WhatsApp, Slack, Facebook, Zero Bounce, Dropbox, Twitter, Todoist, Unroll.me, Trello – und und und.

Das klingt interessant. Allerdings fragt sich, wie weit die Integration dieser Dienste geht. Bei der Dropbox gibt es einen Reiter mit der Webansicht – in dem aber nicht die Möglichkeit zur Verfügung steht, eine Datei in der Dropbox freizugeben und direkt einer neuen Nachricht hinzuzufügen.

Nicht alles funktioniert, wie es sollte

In der Entwurfsansicht einer neuen Nachricht gibt es einen Dropbox-Knopf, der das ermöglichen sollte. Der hat bei meinem Test aber nicht funktioniert, sondern nur ein leeres Fenster zum Vorschein gebracht. (Das dann obendrein nicht mehr verschwand, sondern konstant im Vordergrund blieb.)

Was es nicht gibt, sind klassische Mail-Filter bzw. -Regeln. Man kann sich fragen, ob man die noch braucht. Wahrscheinlich nicht – zumindest, wenn es einen guten Automatismus gibt, mit dem man Massenmails, Newsletter, Pressemeldungen und ähnliche Dinge aus dem Posteingang in einen separaten Ordner bekommt. Bei Outlook erledigt das der Posteingang mit Relevanz, bei Gmail die Nachrichtenkategorien.

Dieser Automatismus scheint bei Mailbird zu fehlen. Man markiert Mails mit der Plus-Taste als wichtig und mit der Minus-Taste als unwichtig. Ob das die Mühe wert ist, scheint mir fraglich. Als unwichtig markierte Nachrichten verbleiben da, wo sie sind – was IMHO nichts bringt. Als wichtig markierte Nachrichten erhalten einen kleinen Pfeil neben dem Empfänger – allerdings nur, wenn man in den Einstellungen bei Erscheinungsbild die Option Anzeige «wichtige Nachricht» einblenden eingeschaltet hat.

Bleibt die Frage, wo und wie Mailbird die Mails lokal speichert. Wenn man mit gedrückter Ctrl– und Shift-Taste auf den Menüknopf links oben klickt, erscheint der Befehl Datenverzeichnis öffnen im Menü – das gefällt mir gut.

Im Ordner C:\Users\Matthias\AppData\Local\Mailbird\Store finde ich eine einzelne grosse Datei namens Store.db, plus einige weitere, die wahrscheinlich für die Indizierung verwendet werden. Die Datei scheint binär zu sein, aber gemäss diesem Beitrag enthält sie den Text aller E-Mails.

Mit Mailbird gibt es kein vernünftiges Backup

Fazit: Damit ist Mailbird raus. Eine einzelne Datendatei für alle Mails ist für meine Zwecke nicht geeignet. Und auch sonst erfüllt dieses Programm meine Anforderungen nicht. Ich brauche gute Filter- und Sortiermöglichkeiten und entweder eine automatische Priorisierung des Posteingangs (wie bei Gmail oder Outlook fürs iPhone) – oder aber Mailfilter bzw. -regeln. Diese essenziellen Funktionen sind leider allesamt nicht erfüllt.

Beitragsbild: Auf dem Symbolbild fehlt leider der Vogel (Mathyas Kurmann/Unsplash, Unsplash-Lizenz).