Vergesst Outlook!

Im Englischen gibt es den schönen Ausdruck des Pet Peeve, den man nicht vernünftig nach Deutsch übersetzt bekommt. Die Definition von Wikipedia gefällt mir sehr gut: «Ein triviales Ärgernis, das ein bestimmter Mensch als besonders verdriesslich empfindet, während andere an derselben Kleinigkeit keinen oder nur geringen Anstoss nehmen würden.» Das passt so gut, dass ich meine Rubrik «Schinken des Monats» entsprechend umbenannt habe. Diese Bezeichnung war bei Lichte betrachtet sowieso schlichter Unsinn.

Outlook wurde mit Office 97 zum ersten Mal breit verfügbar. Dieses Bild zeigt Bill Gates anlässlich der Office-Vorstellung am 16. Januar 1997 in New York City.

Eines meiner Lieblings-Pet-Peeves ist Outlook. Das Ding ist einfach ein Moloch: Schwerig zu bedienen, fehleranfällig, ein Konfigurationsalbtraum. Wie abartig das mit Outlook läuft, führt mein Beitrag Ein Schritt in Richtung Inbox Zero vor Augen: Das automatische Sortieren von frisch eingetroffenen Mails ist ein alltägliches Anliegen, das sich in Thunderbird recht einfach lösen lässt. Bei Outlook braucht man, um das gleiche Anliegen zu bewältigen, deutlich fundiertere Kenntnisse des Programms, und man muss auch einige Unstimmigkeiten in Kauf nehmen.

Wie übel das ist, zeigt einer der Kummerbox-Beiträge, die ich seit Jahren mehrmals pro Woche versende: Es geht um ein ärgerliches Problem, das bei vielen Anwendern aus dem Nichts auftaucht und quasi unlösbar erscheint. Aus der Kummerbox vom 22. Oktober 2012:

Ein leeres Adressbuch nach der Installation
Ich habe mein Laptop zurücksetzen müssen. Alles läuft bestens – ausser dass das Adressbuch von Outlook 2010 leer ist. Wie bringe ich es zurück?
Flurin Meyer, via E-Mail

Die Sache mit dem Adressbuch gibt den Nutzern von Outlook immer wieder Rätsel auf. Es sieht so aus, als ob Adressen doppelt gespeichert würden: bei den Kontakten und in diesem Adressbuch, das beim Klick auf die An-, CC– oder Bcc-Taste erscheint. In Tat und Wahrheit ist das Adressbuch nur eine andere Ansicht auf einen Kontakteordner, und die Probleme entstehen dadurch, dass das Adressbuch nicht mit dem richtigen Kontaktordner verknüpft ist. Das ist auch der Grund, wenn die berühmt-berüchtigte Fehlermeldung «Der mit dieser Adressliste assoziierte Kontaktordner wurde verschoben oder gelöscht, oder Sie besitzen keine Zugriffsberechtigung» erscheint.

Stellen Sie also die richtige Verknüpfung her. Sie tun das über Datei > Informationen > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen (sic!). Wählen Sie im Dialog die Rubrik Adressbücher. Bei älteren Versionen von Outlook finden Sie diesen Dialog über das Menü Extras und den Befehl E-Mail-Konten. Klicken Sie auf Vorhandene Verzeichnisse oder Adressbücher anzeigen oder bearbeiten und dann auf Weiter. In der Liste ist das Outlook-Adressbuch aufgeführt, das Sie markieren und dann auf Entfernen klicken. Dann betätigen Sie die Schaltfläche Hinzufügen bzw. Neu. Klicken Sie auf Zusätzliche Adressbücher und auf Weiter, dann auf Outlook-Adressbuch, auf Weiter und starten Sie neu.

Der Klickmarathon ist fast fertig. Wählen Sie zum Abschluss Ihre Kontakte und rechtsklicken auf den Ordner, der als Adressbuch verwendet werden soll. Wählen Sie Eigenschaften aus dem Kontextmenü, öffnen Sie den Reiter Outlook-Adressbuch und setzen Sie ein Häkchen bei Diesen Ordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen.

Grundlegendes ist kaputt

Das ist unglaublich umständlich, und lässt nur den Schluss zu, dass die grundlegenden Bedienungskonzepte von Outlook kaputt sind. Als zweites Beispiel ein Konfigurationsmissstand, der die Leute immer wieder zur Verzweiflung treibt, und der schlicht und ergreifend hätte vermieden werden müssen. Aus der Kummerbox vom 2. April 2007:

Outlooks Dauer-Spleen
Wenn ich in Outlook ein Mail verfasse und über «An» adressiere, erscheint die Liste nach Vornamen sortiert. Wie erreiche ich eine Sortierung nach Nachnamen?
Iris Steinegger, Rüdlingen

Diese Frage wird dem Kummerbox-Betreuer alle naselang unterbreitet. Die Antwort führt über den Befehl Extras > E-Mail-Konten zur Option Vorhandene Verzeichnisse oder Adressbücher anzeigen oder bearbeiten. Markieren Sie Ihr Adressbuch (meistens Outlook Adressbuch) und betätigen Sie Ändern. Nun aktivieren Sie die Option Wie speichern unter (Mander, Jens). Diese Beschreibung gilt für Outlook XP und 2003. Bei Outlook 2007 heissen die Etappen des Klickmarathons Extras > Kontoeinstellungen, dann Adressbücher > Outlook-Adressbuch und Ändern.

Es funktioniert aber nur, wenn die Kontakte bei Speichern unter auch mit Nachname, Vorname abgelegt wurden. Sollte das nicht so sein, verhilft das Programm ChangeNames von Peter Marchert zur richtigen Reihenfolge. Die Testversion kann einen Monat lang genutzt werden, was für eine einmalige Korrekturaktion ausreichend sein müsste.

Klickmarathon, Klickmarathon…

Man sieht, ich brauche in dem Kontext gern das Wort Klickmarathon. Aber es trifft den Sachverhalt auch recht gut. Als Ergänzung wäre zu sagen, dass Outlook nicht nur komplex ist, sondern auch in verschiedenen Versionen existiert. Ich muss die Anleitungen entsprechend jeweils für zwei bis drei Versionen liefern und adaptieren. Das ist auch bei diesem Problem der Fall:

Bei Outlook 2010 und 2013 findet man die erwähnten Befehle im Menüband Datei in der Rubrik Informationen. Man klickt auf Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen (diese Doppelung verblüfft mich jedes Mal erneut). Man öffnet den Reiter Adressbücher, wählt den Eintrag Outlook-Adressbuch, klickt auf die Schaltfläche Ändern und gibt bei Namen ordnen die gewünschte Vorgabe (Vorname, Nachname (Jens Mander)/Wie «Speichern unter» (Mander, Jens)) an.

Folgende Probleme orte ich bei Outlook:

• Outlook ist eine Bloatware, wie sie im Buch steht. Über Jahre ist die Software gewachsen. Immer mehr Funktionen kamen dazu. Der Ribbons hat die Bedienung zwar vereinfacht, aber das Konzept greift nicht bei den Konfigurationsdialogen. Die sind inzwischen unglaublich verschachtelt.
• Outlook vereint sehr viele Funktionen unter einem Dach. Als Personal Information Manager will das Programm nicht nur Mail und Kontakte abdecken, sondern auch Termine, Notizen und Aufgaben. Es gibt zwar gewisse Vorteile, diese Informationen zentral zu speichern. Die Bedienung wäre mit separaten Programmen sehr viel einfacher.
• Als Groupware soll man Outlook auch in grösseren Organisationen nutzen können. Es gibt als Gegenstück den Exchange-Server, der nebst den persönlichen Daten auch öffentliche Kontaktverzeichnisse und Kalender verwaltet und es ermöglicht, dass der Sekretär die Daten seiner Chefin einsehen kann. Damit nicht jeder alles darf, gibt es ein fein justierbares System von Berechtigungen.
• Microsofts gescheiterte Versuche, die Programme untereinander stärker zu verzahnen. Das führt zu Dingen wie Mapi. Die klingen in der Theorie gut, doch sie haben zwei Probleme: Sie funktionieren in der Praxis selten bis nie, und die Leute verstehen sie nicht.
• Outlook stammt aus der Prä-Cloud-Ära. Die Daten werden lokal gehalten und mit dem Server abgeglichen. Das macht die Sache komplexer als wenn die Daten zentral in der Cloud stecken und das lokale Programm lediglich als Terminal fungiert.
• Microsofts Dominanz- und Konrollgehabe führt dazu, dass Outlook ein proprietäres Format verwendet. Das erschwert den Datenaustausch. Wer schon versucht hat, von Outlook zu einem anderen Produkt zu wechseln, hat festgestellt, dass die PST-Datei ein eigentliches Datengefängnis darstellt.

Nun könnte mir das im Grund egal sein – denn so wie Outlook konzipiert ist, verwendet man es im Unternehmensumfeld. Dort gibt es Administratoren und eine Hotline, und wer Probleme hat, lässt sich von der hauseigenen Informatik helfen.

Der grösste Fehler Microsofts

Aber dem ist natürlich nicht so, weil Microsoft – und das war der grösste Fehler – Outlook auch in die Privathaushalte brachte. Man kann argumentieren, dass das eine gute Idee war. Die Leute brauchen so nicht zwei Programme zu lernen, sondern nur eines. Und sie können gegebenenfalls ihre geschäftlichen Daten auch am Heim-PC bearbeiten.

Klingt gut, aber in der Praxis ist dieses Konzept gescheitert. Zu Hause haben die Leute keinen Admin, der ihnen aus der Patsche hilft. Ausserdem sind die Anwendungsfälle so unterschiedlich, dass man sie nicht mit einem einzigen Produkt abdecken kann: One size does not fit all.

Und da wäre noch Microsofts verfehltes Marketing. Es führt Microsoft dazu, Dinge ähnlich zu benennen, die nichts miteinander zu tun haben. Ein aktuelles Beispiel: OneDrive und OneDrive for Business. Das eine ist Microsofts Antwort auf Dropbox, das andere ist eine Funktion der SharePoint-Kollaborationsplattform. Die Unterschiede versucht Microsoft dann zu erklären, aber die Verwechslungsgefahr ist damit natürlich nicht gebannt. Darum verwechseln die Leute nicht nur OneDrive mit OneDrive Business, sondern auch Windows 8 mit Windows RT oder eben Outlook mit Outlook Express.

Nach dem Ende von Windows XP im April 2014 mussten die verbliebenen Nutzer nun nicht nur auf ein neues Betriebssystem, sondern auch auf ein neues Mailprogramm umsatteln. Viele sind wegen des Namens bei Outlook gelandet. Die entsprechenden Hilferufe an die Kummerbox zeugen oft von Überforderung und Hilflosigkeit. Denn der Nachfolger von Outlook Express ist nicht Outlook, sondern Windows Live Mail. Aber woher sollte das ein Anwender, der sich nicht vertieft mit der Sache auseinandergesetzt hat, denn auch wissen?

Outlook ≠ Outlook Express

Am einfachsten ist der Umstieg allerdings auf Mozilla Thunderbird, wie ich in der Kummerbox vom 7. Oktober 2013 ausgeführt habe:

Outlook Express blickt seinem Ende entgegen
Nach etlichen Jahren ist mein Laptop mit XP langsam geworden, und ich habe einen neuen gekauft, mit Windows 8. Ich vermisse Outlook Express sehr, das nicht mehr dabei zu sein scheint. Was ist zu tun? Wie bekomme ich mein Adressbuch auf Windows 8?
Rudolf Koch, Adliswil

Outlook Express ist heute nur noch bei Windows XP in Verwendung. Das 1997 eingeführte Mailprogramm wird nächstes Jahr im April verschwinden, wenn Microsoft die Wartung von XP aufgibt und dieses Betriebssystem nicht mehr genutzt werden sollte. Bei Windows 8 ist eine Mail-App in der Kachel-Umgebung. Sie taugt vom Funktionsumfang her aber nur für das Tablet. Beim Desktop-PC verwenden Sie ein «richtiges» Programm. Microsoft stellt Live Mail zur Verfügung. Es lässt sich bei XP nicht installieren, was die Datenübernahme schwierig gestaltet (siehe Import von Outlook Express Daten in Windows Mail). Daher lautet meine Empfehlung Mozilla Thunderbird.

Nach der Installation unter XP bietet das Programm an, die Daten von Outlook Express zu importieren (falls nicht, klicken Sie auf «Extras > Importieren»). Dann stecken alle Ihre Mails und das Adressbuch im Thunderbird-Benutzerordner. Wenn Sie dessen Inhalt auf den neuen PC transferieren und dort im Benutzerordner ablegen, können Sie am neuen Rechner genau dort weitermachen, wo Sie am alten aufgehört haben. Was beim Datentransfer im Detail zu beachten ist, habe ich ausführlich in folgendem Beitrag beschrieben.

Hände weg von Outlook

Der langen Rede kurzer Sinn: Privatanwender, Hände weg von Outlook!

Benutzt Windows Live oder Thunderbird, oder steigt gleich auf Webmail um. Beim Webmail wird der Mailverkehr über den Browser abgewickelt. Man kann von verschiedenen Rechnern und Mobilgeräten auf die Mailbox zugreifen und spart sich den Konfigurations- und Wartungsaufwand. Und immer mehr Mailanbieter stellen Imap zur Verfügung. Mit diesem Protokoll wird die Ordnerstruktur auf dem Server auf den Clients repliziert.

Webmail hat einen kleinen Nachteil, indem es bei Webanwendung und der Datenhaltung in der Cloud eine Abhängigkeit vom Dienstleister gibt. Die lässt sich aber einfach lösen, indem man ein Mailprogramm wie Thunderbird als Backup-Lösung einsetzt. Bei dieser «dualen Strategie» werden die Mails normalerweise per Webmail verwaltet und für Archivierungs- und Sicherungszwecke z.B. einmal pro Woche mit ins lokale Mailprogramm heruntergeladen.