Your mailbox is over its size limit

Der System Administrator ist mailmässig mein bester Freund. Er denkt mehrfach pro Woche, manchmal sogar täglich an mich und schreibt mir – mit Wichtigkeit «hoch»! Das ist doch nett, oder nicht? Auch wenn seine Botschaft auf Dauer etwas Eintöniges hat. Er schreibt nämlich: «Your mailbox is over its size limit».

Wenn die Mailbox voll ist, dann wird einem sogar das Senden einer Nachricht verweigert. Denn klar: Eine ausgehende Nachricht müsste unter den gesendeten Objekten gespeichert werden, was aber nicht geht, weil die Mailbox ja voll ist. Arbeitet man am Desktop-PC mit Outlook, dann erhält man immerhin eine entsprechende Mitteilung. Man kann dann löschenderweise Speicherplatz freischaufeln und einen erneuten Sendeversuch unternehmen. Arbeitet man allerdings mit der Outlook Web App, dann verschwindet die Nachricht, als ob sie gesendet worden wäre. Allerdings ohne, dass sie gesendet worden ist. Ich habe deswegen schon Leute verflucht, die einfach nicht auf meine Mails reagierten.

Das Outlook-Webmail ist annähernd unbrauchbar

Verfluchen müsste man stattdessen natürlich die Outlook-Webmail-Anwendung, die solchen Mist baut. Ausserdem verdienen diejenigen Leute eins auf den Deckel, die für die ganze Misere überhaupt verantwortlich sind. Das sind die Nixblicker bei den PR-Agenturen, die in ihrer Ausbildung offenbar gelernt haben, dass eine Pressemeldung nur dann eine gute Pressemeldung ist, wenn man ihr ein mindestens sieben Megabyte grosses Attachment anfügt.

Diese Attachments sind dann in aller Regel PDF-Dateien, in denen noch einmal das Gleiche steht wie schon in der Pressemeldung im Mailbody. Mitunter gibt es auch ein Produktbild – denn dann braucht der Journi noch nicht einmal mehr nach einem Bild zu suchen. Der Gipfel der Anstrengung ist dann, für die «Berichterstattung» per Copy-Paste den Text zu übernehmen.

Das ist sehr fürsorglich, hat aber eben auch zur Folge, dass meine Mailbox notorisch überfüllt ist und ich ständig in die eingangs erwähnten Probleme hineinlaufen.

So versendet man vernünftige Pressemeldungen!

Darum hier, zuhanden der gesamten Mailversendenden Kommunikationsexperten in den PR-Agenturen da draussen, ein Wink mit dem Zaunpfahl:

• Ich verwende nicht jede Pressemeldung, die ihr mir zusendet. Darum brauche ich auch nicht von jedem Produkt ein Bild in druckfähiger Auflösung.
• Es reicht völlig, wenn ihr in der Meldung darauf hinweist, wo man weitere Infos und auch Bilder findet.
• Damit dieses Konzept funktioniert, ist es nötig, dass ihr eine Website betreibt, auf der die entsprechenden Informationen dann auch zu finden sind.
• Und der Link im Mail sollte korrekt sein.
• Falls es in eurer Agentur niemanden gibt, der auf der Website einen solchen Bereich einrichten könnte und keiner die Lust hat, den auch zu pflegen, ein Gratistipp: Man kann auch Dropbox, Microsoft OneDrive oder sonst eine virtuelle Festplatte nutzen.
• Was die Pressemeldung angeht, ist es okay, wenn die kurz ist und die wichtigen Fakten auflistet. Auf eine Aufzählung der Heldentaten des fraglichen Unternehmens, die bis in die Steinzeit zurückreicht, würde ich gerne verzichten.
• Es ist auch nicht nötig, dass Quotes vom CEO des Herstellerunternehmens in der Pressemeldung enthalten sind. Wenn ich in meinem Artikel den Anschein einer Recherche erwecken möchte, dann werde ich euch in der Tat anrufen oder anschreiben.
• Der ganze HTML-Quark im Mail ist überflüssig. Mir reicht reiner Text.
• Dafür ist ein guter Betreff oder eine sinnvolle Absenderadresse wie presse@blablabla.com sinnvoll. Ich richte nämlich gerne Regeln zur Ablage der Pressemeldungen ein. Solche Regeln funktionieren aber nur bei konsistenten Meteadaten im Mail, und wenn die Nachricht nicht jede Woche von einem anderen Praktikanten verschickt wird. (Siehe auch Ein Schritt in Richtung Inbox Zero)

Und noch eine Bemerkung am Rand, liebe Kommunikationsexperten: Dass eine Bilddatei gross ist, heisst nicht automatisch, dass sie auch die Anforderungen für den Druck erfüllt. Die Datei könnte auch deswegen gross sein, weil sie in einem völlig unsinnigen Grafikformat gespeichert wurde. (Ich habe von einer PR-Agentur, die für einen grossen, nein sehr, sehr grossen Internetversandhändler die Kommunikationsarbeit macht, immer mal wieder Produktfotos im GIF-Format erhalten. Die waren riesig, weil sie einen 256-Farben-Dither aufwiesen. Sie waren aber leider auch immer unbrauchbar, weil sie… naja, einen 256-Farben-Dither aufwiesen.)

Blamiert euch nicht allzu sehr, liebe Marketing-Experten

Umgekehrt ist es etwas peinlich, wenn ihr als Marketingfachperson für ein Unternehmen aus der grafischen Branche tätig seid – sagen wir, einen Kamerahersteller oder Scannerfabrikant –, und dann keine Produktfotos zur Verfügung habt, die grösser als 50 auf 50 Pixel sind. Oder die offensichtlich von besagtem Praktikant mit seinem iPhone gemacht wurden. Das wird bei mir dann unter «Grosse Klappe und nichts dahinter» abgebucht…