Die kleinen, aber feinen Daten-Unterschiede finden

Mit Excel 2013 wird ein Hilfsprogramm namens Spreadsheet Compare geliefert, das die Unterschiede zwischen zwei Arbeitsmappen findet – sogar in Formeln und bei den Formatierungen.

«In Unternehmen ist Teamarbeit eine beliebte Form der Zusammenarbeit», schreibt Wikipedia – zweifellos zu Recht. Wer sich nicht als «Teamplayer» profiliert, der hat in der heutigen Arbeitswelt einen schweren Stand. Die klassischen Office-Werkzeuge tragen diesem Umstand nur bedingt Rechnung. Bei Microsoft Office ist kollaboratives Schreiben am gleichen Dokument nicht ohne weiteres möglich – auf jeden Fall nicht so reibungslos wie mit Googles Textverarbeitung.

Besonders ungeeignet für die Teamarbeit ist indes die Tabellenkalkulation. Es gibt in Excel zwar, wie zum Beispiel auch in Word, die Möglichkeit, Änderungen nachzuverfolgen. Wenn sich nacheinander mehrere Leute am gleichen Dokument zu schaffen machen, lassen sich die Modifikationen ihren Urhebern zuordnen und individuell annehmen oder rückgängig machen. Diese Funktion Änderungen nachverfolgen wird im Menüband Überprüfen bei Änderungen eingeschaltet. Excel 2003 findet sie sich unter Extras > Änderungen verfolgen > Änderungen hervorheben.

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Auf einen Blick ist ersichtlich, wo die Tabelle verändert wurde.

In Excel fehlt die Möglichkeit zum Vergleich
Doch wenn mehrere Leute die gleiche Tabelle bearbeitet haben, dann ist Hopfen und Malz verloren. In Word kann man zur Not verschiedene Varianten eines Dokuments über die Vergleichsfunktion zusammenführen. Bei Excel gibt es keine solche Vergleichsfunktion – man muss somit Unterschiede manuell aufspüren oder zu einem Produkt wie Synkronizer (http://www.synkronizer.com) oder zum Open-Source-Programm Spreadsheet Compare greifen, um Arbeitsmappen zu konsolidieren.

Glück im Unglück haben die Nutzer der neuesten Version von Office: Bei Office Professional Plus 2013 und bei Office 365 Pro Plus ist ein Programm namens Spreadsheet Compare dabei (nicht identisch mit dem oben erwähnten Open-Source-Programm). Es ist unter Office 2013-Tools zu finden und vergleicht zwei Arbeitsmappen und findet die Unterschiede.

In 13 Kategorien werden Unterschiede gefunden
Dazu lädt man über Compare Files die beiden zu vergleichenden Arbeitsmappen. Im oberen Bereich des Fensters hat man eine zweigeteilte Ansicht, in der die beiden verglichenen Tabellen nebeneinandergestellt und die Änderungen farblich hervorgehoben werden: Gelöschte Spalten, Zeilen oder Zellen erscheinen in Rot, geänderte Formeln in Violett, modifizierte Werte in Grün. Errechnete Werte, die sich verändert haben, werden in Hellblau ausgewiesen, und abgewandelte Zellformatierungen weist Spreadsheet Compare in Dunkelgrün aus. 13 unterschiedliche Modifikationstypen weist die Software aus, darunter auch Makros und den Blattschutz.

Spreadsheet Compare vergleicht die Tabellen relativ. Entsprechend ist die Software in der Lage nachzuvollziehen, welche Zellen gelöscht oder eingefügt wurden. Das heisst, dass unveränderte Werte richtig zugeordnet werden, wenn sie in durch Einfügen oder Löschen spaltenweise nach links oder rechts bzw. zeilenweise nach oben oder unten gerutscht sind. Diese Analyse funktioniert natürlich nur in gewissen Grenzen: Nicht erfolgreich war der Vergleich, nachdem wir das Arbeitsblatt umbenannt haben. Wenn sehr viele Änderungen, Löschungen oder Ergänzungen erfolgt sind, ist mit ähnlichen Problemen zu rechnen.

Das Änderungsprotokoll
Im unteren Bereich des Fensters in der Mitte werden die aufgespürten Änderungen protokolliert. Links wählt man aus, welche Änderungen nachverfolgt werden und ganz rechts sieht man als Balkendiagramm, die Anzahl der Änderungen in den einzelnen Kategorien. Die Resultate des Vergleichs können in die Zwischenablage kopiert oder als neue Excel-Datei exportiert werden.

Fazit: Spreadsheet Compare wird man im Idealfall nie benötigen – indem man seine Arbeitsweise klug organisiert und von vornherein vermeidet, mehrere Varianten der gleichen Tabelle konsolidieren zu müssen. Wenn es trotzdem einmal passiert, dann erspart es einem die Software, Zelle für Zelle nach Unterschieden zu suchen. Die Bereinigung muss man von Hand in die Excel-Tabelle übertragen, denn Spreadsheet Compare erlaubt keine direkte Bearbeitung der Arbeitsblätter.

Autor: Matthias

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