In meiner digitalen Welt habe ich gerne Ordnung. Es erfüllt mich daher mit Sorge, dass in meinem Adressbuch am iPhone in letzter Zeit die Anarchie um sich greift. Mit wachsender Verzweiflung muss ich beobachten, wie sich die Adresseinträge vermehren.
Manche Leute sind nicht nur doppelt, sondern sogar drei-, viermal vertreten. Es gibt Namen, die mir völlig unbekannt sind. Andere kenne ich zwar – bin aber nicht so eng mit ihnen, dass ich sie als Kontakt im Adressbuch brauchen würde.
Wenn ich in der Kontakte-App oben links auf Gruppen tippe, dann zeigt sich ein Grund für dieses Tohuwabohu: Das Adressbuch bezieht Daten aus vier Quellen: Es treffen dort Daten von der iCloud, von Facebook, Google Mail und von meinem Tagi-Exchange-Konto ein. Das ist etwas viel des Guten. Manche Leute sind in mehreren Verzeichnissen vertreten, was zu Dubletten führt. Gewisse Datenquellen (Facebook, Exchange) enthalten viele Kontakte, die ich selten bis nie benötige.
Wie der Unordnung begegnen? Die pragmatische Lösung ist, in der Kontakte-App nur die relevanten Gruppen anzeigen zu lassen. Also einfach Facebook und Exchange abhacken, und schon ist das Chaos deutlich weniger schlimm.
Standard-Kontaktquelle festlegen!
Empfehlenswert ist zweitens auch, einen Blick in die Einstellungen des iPhone zu werfen und Mail, Kontakte, Kalender zu konsultieren. Im Abschnitt Accounts gibt man an, welche Informationen aus welchen Konten bezogen werden (Mail, Kontakte, Kalender, Erinnerungen, Notizen). Falls ich die Exchange-Kontakte am Mobiltelefon nicht benötige, dann sollte ich sie dort abstellen. Im Abschnitt Kontakte lässt sich angeben, welches der Standardaccount ist.
Der Standard-Account bestimmt, wo am iPhone angelegte Kontakte gespeichert werden. Diese Option muss mit Bedacht gesetzt werden. Wenn man in der Apple-Welt verwurzelt ist, dann ist die iCloud keine schlechte Wahl. Wer ganz in GMail lebt, sollte diesen Dienst als Standard setzen. Da ich auf vielen Hochzeiten tanze, hat sich GMail als recht tauglich herausgestellt – siehe Beitrag Flottes Kontakte-Karussell.
Falls sich die Situation nun noch immer nicht auf ein erträgliches Mass gebessert hat, muss man sich überlegen, die einzelnen Kontaktablagen aufzuräumen. Das heisst: Sich die Adressbücher der verschiedenen Accounts separat vornehmen und dort löschen, was nicht hineingehört.
Man könnte auch den radikalen Schritt wagen und sich für ein einziges Adressbuch entscheiden. Wenn ich mich also dafür entscheiden würde, nur Google zu benutzen, würde ich alle Adressen aus der iCloud exportieren. Das geht am einfachsten über icloud.com/#contacts: Dort markiere ich alle Adressen, klicke aufs Zahnrad-Symbol links unten und betätige vCard exportieren.
Konsolidieren?
Die Adressen lassen sich dann bei GMail im Kontakt-Modul über die Schaltfläche Mehr importieren. Danach ist die mühselige Arbeit des Bereinigens angesagt. Google bietet dazu einige Hilfen, wie im Beitrag Kontakte zusammenführen beschrieben wird. Der Menübefehl Mehr > Mehrfacheinträge finden und zusammenführen sollte einem diese Arbeit deutlich erleichtern.
Wenn die GMail-Ablage dann «fit» ist, sollte man die iCloud-Kontakte allesamt löschen und tunlichst darauf achten, dass dort nichts mehr hineingerät. Übrigens ist analog natürlich auch der Weg von GMail zur iCloud möglich. PS: Die aus iCloud.com exportierte .vcf-Datei sollte man aufheben – nur für den Fall der Fälle!
Mir ist dieser Weg zu mühsam – und darum nehme ich gewisse Unregelmässigkeiten in Kauf.
Apple könnte übrigens die Verwaltung der Kontakte vereinfachen, wenn die Kontakte-App…
- doppelte Einträge dynamisch zusammenführen würde, sodass man nur einen Kontakt sieht, selbst wenn ein Name in mehreren Adressbüchern vorhanden ist.
- Adressen auch nach Adressbuch gruppiert anzeigen würde. Wenn die Facebook-Kontakte ganz am Ende der Liste auftauchen würde, fände ich das praktisch. Am Anfang meiner Liste hätte ich gern mein Standard-Adressbuch.
- anzeigen würde, aus welcher Quelle ein Kontakt stammt und beim Erfassen eines neuen Kontakts erlauben würde, das Ziel festzulegen. Sinnvoll wäre ein Verschiebe-Befehl von einem Adressbuch in ein anderes.
Ein ähnliches Problem ergibt sich übrigens bei den Terminen. Da die Feiertage in mehreren Kalendern eingetragen sind, erscheinen sie mehrfach in der Übersicht. Aber dieses Problem vertage ich auf einen anderen Tag…